Dispõe sobre a regulamentação do Sistema Administrativo Virtual (PAV), no âmbito do Poder Judiciário do Rio Grande do Norte.
Edição disponibilizada em 28/05/2014 DJe Ano 8 - Edição 1578
PORTARIA Nº 796/2014 – TJ, DE 28 DE MAIO DE 2014 Dispõe sobre a regulamentação do Sistema Administrativo Virtual (PAV), no âmbito do Poder Judiciário do Rio Grande do Norte. O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO RIO GRANDE DO NORTE, no uso das atribuições que lhe são conferidas, e CONSIDERANDO que, consoante se extrai da Resolução nº 70, do Conselho Nacional de Justiça, a eficiência operacional é um dos objetivos estratégicos a serem perseguidos pelo Poder Judiciário; CONSIDERANDO o que disciplina a Resolução nº 24/2014 - TJRN, de 21 de maio de 2014; CONSIDERANDO a necessidade de adaptação dos servidores do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte ao processamento digital de informações; CONSIDERANDO que a regulamentação interna da matéria necessita manter estrita sintonia com o disposto no Acordo de Cooperação Técnica nº 002/2014, de 30 de abril de 2014, entre este Órgão e o Tribunal Regional Eleitoral do Rio Grande do Norte, responsável pelo desenvolvimento do sistema PAE, RESOLVE: CAPÍTULO I DO SISTEMA Art. 1º Regulamentar os procedimentos de implantação e utilização do Processo Administrativo Virtual (PAV), no âmbito do Poder Judiciário do Rio Grande do Norte. Parágrafo único. O PAV compreende o instrumento eletrônico para produzir, tramitar, utilizar, avaliar e arquivar processos ou documentos administrativos. Art. 2º A Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (SETIC) deste Tribunal providenciará os meios necessários à implantação e ao funcionamento dos serviços de processamento administrativo eletrônico, com as adequações indispensáveis e possíveis à realidade interna, tudo dentro da mais estrita legalidade. CAPÍTULO II DA IMPLANTAÇÃO Art. 3º O PAV entrará em funcionamento de acordo com os períodos fixados na Resolução nº 24/2014-TJRN, de 21 de maio de2014. Art. 4º O sistema recepcionará inicialmente a autuação de documentos e processos de natureza pessoal e, via de consequência, os que se referem às despesas com a contratação de serviços e às aquisições de bens.
Parágrafo único. A definição das matérias que serão implantadas gradativamente ficará sob a responsabilidade da Secretaria Geral. CAPÍTULO III DA ASSINATURA ELETRÔNICA Art. 5º O cadastramento ou a alteração de login e senha somente poderão ser realizados mediante solicitação do interessado junto à SETIC. § 1º O descredenciamento da assinatura eletrônica do usuário poderá ocorrer mediante decisão da Administração. § 2º O nome do usuário, a data e a hora de acesso, o tipo de documento certificado, bem como outras informações serão registrados no banco de dados corporativo do TJRN, com a possibilidade de serem consultados e auditados a qualquer momento. Art. 6º As decisões proferidas nos processos administrativos eletrônicos deverão ser assinadas digitalmente no momento da prolação. Art. 7º São de exclusiva responsabilidade dos usuários: I - o sigilo da assinatura eletrônica, não sendo oponível, em qualquer hipótese, alegação de seu uso indevido; II - a preparação dos documentos digitais, em conformidade com as restrições impostas pelo sistema, no que diz respeito à formatação e características técnicas. Parágrafo único. Na impossibilidade da assinatura eletrônica, o documento físico será assinado manualmente, digitalizado e juntado ao PAV. CAPÍTULO IV DA UTILIZAÇÃO DO SISTEMA Art. 8º Os processos administrativos e os documentos eletrônicos estarão disponíveis para consulta por todos os usuários do PAV, salvo nos casos de tramitação em sigilo e de acesso restrito, assim considerados os previstos na Constituição, em lei ou decisão judicial. § 1º Poderão ter acesso restrito os processos que contenham informações pessoais dos servidores. § 2º Nos casos em que haja garantia legal de sigilo ou que mereçam restrição à consulta pública, o acesso será limitado a servidores previamente autorizados pela Secretaria Geral. Art. 9º A identificação do processo administrativo no PAV será atribuída por meio de numeração sequencial automática, seguida do ano de criação do documento. Art. 10. Os processos e documentos registrados originalmente em outro sistema eletrônico e, porventura, transferidos para o PAV terão nova numeração estabelecida por este sistema, mantendo-se registro da numeração antiga. Art. 11. Será considerada, para efeitos jurídicos ou financeiros que possam advir da criação de documentos ou processos por meio do sistema PAV, a data da primeira
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tramitação. Art. 12. Em caso de necessidade de intimação de servidor interessado, esta será considerada realizada a partir da aposição de sua assinatura eletrônica no documento integrante do processo administrativo virtual no qual conste a intimação, o que deverá ocorrer em até 05 (cinco) dias úteis contados da data de envio do processo ao seu setor de lotação. § 1º Caso o servidor a ser intimado esteja afastado de suas funções, competirá ao titular do setor certificar a ausência do servidor no próprio processo de intimação e no mesmo prazo preestabelecido no caput. § 2º Diante da comunicação de ausência do interessado no setor de lotação, ou em caso de omissão do servidor, o setor competente da Casa providenciará sua intimação, mediante envio de memorando. CAPÍTULO V DOS DOCUMENTOS, DA CONSULTA E DA SEGURANÇA Art. 13. Os documentos produzidos eletronicamente ou os convertidos em arquivos, por meio de digitalização, e juntados ao processo, com garantia da origem e de seu signatário, na forma desta Portaria, são considerados originais para todos os efeitos legais. Art. 14. Os documentos originais em meio físico que derem entrada na Secretaria do Tribunal serão digitalizados pela Seção de Protocolo e encaminhados eletronicamente, por meio do PAV, à unidade responsável ou servidor interessado. §1º Uma vez digitalizados, os documentos originais em meio físico serão encaminhados pelo Setor de Protocolo às unidades responsáveis ou servidores interessados, conforme o caso, cabendo à unidade responsável definir pela manutenção do documento original no setor ou por seu encaminhamento ao Setor do Arquivo Geral. § 2º O Setor de Protocolo atuará, em casos de contingência, como apoio na digitalização de documentos que devam ser juntados a processos que estiverem tramitando por meio do PAV. Art. 15. A partir dos períodos de implantação do sistema, os autos do processo administrativo eletrônico deverão estar protegidos por sistemas de segurança de acesso e armazenados em meio que garanta a preservação e a integridade dos dados, sendo dispensada a formação de autos suplementares. CAPÍTULO VI DA INCLUSÃO DE DOCUMENTOS Art. 16. Os documentos que comporão processos administrativos deverão ser produzidos eletronicamente pelo setor responsável, que também poderá digitalizar documentos não eletrônicos que devam ser juntados aos processos já compostos.
Art. 17. Os documentos poderão ser produzidos ou convertidos eletronicamente pela unidade responsável. § 1º O sigilo somente será permitido, para documentos, nas hipóteses previstas na Constituição Federal e em lei, ou por decisão judicial. § 2º Os documentos que contenham informações pessoais dos servidores poderão ter acesso restrito. § 3º Os extratos digitais e os documentos digitalizados e juntados aos processos têm a mesma força probante dos originais. § 4º Todos os documentos que serão juntados ao processo administrativo eletrônico serão aceitos somente no formato PDF (Portable Document Format) ou PKCS7 (documento assinado digitalmente no formato PKCS7). § 5º Os documentos originais, em meio físico, serão digitalizados e juntados ao processo eletrônico, e em seguida, remetidos à unidade responsável. § 6º Os documentos pessoais trazidos pelos interessados, em meio físico, serão digitalizados e juntados ao processo e, então, devolvidos aos portadores. § 7º A segunda via de documentos deverá ser devolvida aos portadores devidamente instruída com o número do registro no sistema PAV, data, hora e assinatura do servidor responsável pelo recebimento. CAPÍTULO VII DA VALIDAÇÃO TEMPORAL DA ASSINATURA DIGITAL Art. 18. Será considerada válida, como comprovante temporal da assinatura digital de documentos no PAV, a data e hora do computador servidor onde o sistema estiver instalado. CAPÍTULO VIII DISPOSIÇÕES FINAIS Art. 19. Os detalhamentos acerca de procedimentos necessários à utilização do sistema serão disponibilizados, na intranet, a todos os servidores e magistrados, por meio de treinamentos presenciais ou à distância. Art. 20. Os servidores usuários estarão, desde a fase experimental, sujeitos à apuração de responsabilidades e à aplicação de sanções administrativas, nos casos de falta de inserção, processamento e encaminhamento de informações de sua competência, e em outras situações que caracterizem uso indevido do sistema. Art. 21. Os casos omissos serão submetidos à Presidência do Tribunal. Publique-se. Cumpra-se. Desembargador ADERSON SILVINO Presidente
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