Portaria da Presidência Nº 655, de 24 de abril de 2014

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*PORTARIA Nº 655/2014 – TJ, DE 23 DE ABRIL DE 2014

Altera o Procedimento Operacional Padrão, aplicado no âmbito do Tribunal de Justiça do Rio Grande do Norte.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO RIO GRANDE DO NORTE, no uso de suas atribuições legais e tendo em vista o que foi deliberado da Sessão Plenária desta data,

CONSIDERANDO as metas nacionais de desempenho do Poder Judiciário, visando oferecer à sociedade serviços mais céleres e eficientes, podendo envolver a cada ano diversas áreas da estrutura judicial e administrativa dos tribunais;

CONSIDERANDO as crescentes inovações e aprimoramentos da Nova Administração Pública-NAP, como vem ocorrendo nos demais poderes, sendo recomendável promover a padronização e a busca da excelência nos métodos, critérios, conceitos e sistemas utilizados nas atividades administrativas;

CONSIDERANDO o disposto no art. 2º, da Resolução nº 049/2011, de 17 de outubro de 2011;

RESOLVE:

Art. 1º. Aprovar o Procedimento Operacional Padrão, em anexo, aplicado no âmbito do TJ/RN.

Art. 2º. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Registre-se. Publique-se. Cumpra-se.

Desembargador ADERSON SILVINO Presidente

*Republicada por incorreção.

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PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP

ATOS ADMINISTRATIVOS

NATAL

2014

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APRESENTAÇÃO

A orientação para resultados é uma fixação do novo paradigma da gestão

pública, ou seja, o que está em foco são as novas formas de geração de resultados, tendo em

mente, o Poder Judiciário do Rio Grande do Norte, buscando aprimorar seu desempenho,

vem oferecer à sociedade o PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO, rompendo, desta

forma, o paradigma tradicional, à procura de eficiência, eficácia e efetividade dos serviços

jurisdicionais oferecidos à população, podendo envolver a cada ano diversas áreas da

estrutura judicial e administrativa dos tribunais em um contexto contemporâneo complexo e

diversificado.

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SUMÁRIO

I - SOLICITAÇÃO DE BENS E SERVIÇOS..........................................................................4

II - AQUISIÇÃO DE BENS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS - DISPENSA DE

LICITAÇÃO (INCISOS I E II)..............................................................................................10

III - AQUISIÇÃO DE BENS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS -

INEXIGIBILIDADE................................................................................................................18

IV - AQUISIÇÃO DE BENS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS – PREGÃO

PRESENCIAL E ELETRÔNICO...........................................................................................26

V - AQUISIÇÃO DE BENS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS – EXECUÇÃO COM

CONTRATO.............................................................................................................................37

VI - AQUISIÇÃO DE BENS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS – EXECUÇÃO SEM

CONTRATO............................................................................................................................ 42

VII. AQUISIÇÃO DE BENS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS – REGISTRO DE

PREÇOS....................................................................................................................................46

VIII. AQUISIÇÃO DE PASSAGENS E DIÁRIAS............................................................... 52

IX. ADITIVO DE VALOR E DE PRAZO .............................................................................. 56

X. CONCORRÊNCIA, TOMADA DE PREÇO E CONVITE ................................................ 62

XI. ANEXO .............................................................................................................................. 72

XII. GLOSSÁRIO .................................................................................................................... 73

XIV. FLUXOGRAMAS...........................................................................................................76

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I - SOLICITAÇÃO DE BENS E SERVIÇOS

1.0 OBJETIVO

Normatizar o fluxo do processo de solicitação de bens e de contratação de serviços no âmbito do

Tribunal de Justiça do Rio Grande do Norte.

2.0 APLICAÇÃO

Este POP aplica-se a todas as unidades organizacionais do Poder Judiciário do Rio Grande do

Norte.

3.0 DIVULGAÇÃO

Este POP será divulgado eletronicamente, via intranet, para consulta por qualquer integrante

(magistrado ou servidor) do Poder Judiciário do Rio Grande do Norte.

4.0 ATIVIDADES / SUBPROCESSOS

ITEM DESCRIÇÃO ORIENTAÇÕES UNIDADE

RESPONSÁVEL

DIAS NO

SETOR

4.1 SOLICITAÇÃO DO

BEM OU SERVIÇO

Encaminhar, por meio do sistema eletrônico, solicitação de

aquisição de bens e/ou contratação de serviços ao Gabinete da

Secretaria de Administração, especificando-o(s) de forma

sucinta e justificando sua demanda.

UNIDADE

DEMANDANTE -

4.2 AVALIAÇÃO DA

SOLICITAÇÃO

Verificar possibilidade de atender à solicitação e encaminhar à

unidade competente. Criar número de controle de tramitação do

documento e informar à Unidade Demandante.

SAD 4

4.3 ANÁLISE DO PEDIDO

Analisar a solicitação e caso o item (bem ou serviço) esteja

disponível (estoque, serviço contratado etc.), o Departamento de

Recursos Materiais ou o Departamento de Arquitetura e

Engenharia e outros interessados atenderá prontamente, ocasião

em que o procedimento restará encerrado.

DAE/ DRM/ GSI /

SECOMS / SETIC 2

4.4 ELABORAÇÃO DO

TERMO DE

REFERÊNCIA

Nas situações em que o bem/serviço não estiver disponível para

atendimento imediato, a unidade competente deverá elaborar o

termo de referência para dar início ao procedimento licitatório.

Após, encaminhará para unidade técnica, autoridade

competente para aprovação.

DAE/DRM /GSI /

SECOMS / SETIC

4

4.5 PESQUISA DE PREÇOS Realizar pesquisa de preços com a coleta de, no mínimo, 3 (três)

propostas. DC 4

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4.6

CADASTRAMENTO

DA SOLICITAÇÃO,

ANÁLISE DO TR E

PESQUISA DE PREÇOS

Cadastrar a solicitação em planilha/sistema de monitoramento e

analisar o Termo de Referência e pesquisa DE PREÇOS. CLCC

1

4.7 EMISSÃO DE

DESPACHO

Emitir despacho com opinião sobre a aquisição / contratação do

bem/serviço solicitado.

SAD 4

5.0 RESPONSÁVEL PELO PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE BENS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS

O processo de solicitação de bens e contratação de serviços é de responsabilidade da Secretaria de

Administração do Tribunal de Justiça do Rio Grande do Norte.

6.0 REGRAS DE OPERAÇÃO

6.1 DA SOLICITAÇÃO DO BEM OU SERVIÇO

A Unidade Demandante (UD) deverá elaborar memorando justificando a necessidade da

aquisição/contratação e o encaminhará à Secretaria de Administração por meio eletrônico.

Os pedidos deverão conter justificativa sucinta, clara e objetiva que contemple as razões de fato e de

direito que fundamentam a demanda dos produtos ou do serviço que se pretende adquirir/contratar.

Obs1: O atendimento do requisito referente à justificativa se faz pelas respostas às seguintes

perguntas:

b) Por que precisa?

c) Qual o consumo previsto?

d) Que quantidade precisa?

e) Para que período?

f) Como vai utilizar?

As justificativas quanto à contratação deverão, ainda, apresentar os benefícios diretos e indiretos que

resultarão da aquisição ou do serviço pretendido.

6.2 DA AVALIAÇÃO DA SOLICITAÇÃO

Recebida a solicitação, a Secretaria de Administração (SAD) verificará a viabilidade de atender à

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demanda e encaminhará despacho à unidade pertinente com o memorando da Unidade Demandante

em anexo. A depender do objeto solicitado (bem ou serviço), os documentos serão enviados ao

Departamento de Recursos Materiais ou ao Departamento de Arquitetura e Engenharia. Para

controlar a tramitação dos documentos pelas unidades integrantes deste procedimento, a Secretaria

de Administração criará, no sistema eletrônico, numeração de controle e a informará à Unidade

Demandante para que ela possa monitorar o andamento de seu pedido.

Obs: A Secretaria de Administração informará ao Setor de Gerenciamento de Projetos, por meio

eletrônico, as solicitações que forem relacionadas às(aos) ações/projetos estratégicos do PJRN.

6.3 DA ANÁLISE DO PEDIDO

O Departamento de Recursos Materiais (DRM) ou o Departamento de Arquitetura e Engenharia

(DAE) ou outra Unidade receberá os documentos da Secretaria de Administração e verificará se há

possibilidade de atender a solicitação prontamente (no caso de haver o item no almoxarifado – bem -

ou contrato de prestação de serviço vigente). Em caso positivo, o pedido será atendido e o

procedimento restará encerrado. Caso não seja possível atender à solicitação de imediato, passarão a

serem adotados os procedimentos previstos nos próximos subitens.

6.4 DA ELABORAÇÃO DO TERMO DE REFERÊNCIA

Segundo o art. 8 º, I, do Decreto nº 3.555/2000, o termo de referência é o documento que deverá conter

elementos capazes de propiciar a avaliação do custo da aquisição/contratação pela administração,

diante do orçamento detalhado, definição dos métodos, estratégia de suprimento, cronograma físico-

financeiro, se for o caso, critério de aceitação do objeto, deveres do contratado e do contratante,

procedimentos de fiscalização e gerenciamento do contrato, prazo de execução e sanções, de forma

clara, concisa e objetiva.

A elaboração do TR, dependendo do objeto a ser adquirido/contratado, será de responsabilidade das

seguintes unidades: Departamento de Recursos Materiais, Departamento de Arquitetura e

Engenharia, Secretaria de Comunicação Social, Secretaria de Tecnologia da Informação e

Comunicação e Gabinete de Segurança Institucional.

Conteúdo mínimo do termo de referência:

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• Objeto;

• Descrição do objeto;

• Justificativa;

• Método de seleção e critério de avaliação;

• Prazo, local e condições de entrega ou execução;

• Condições de recebimento;

• Condições e prazos de pagamento;

• Responsabilidade das partes;

• Acompanhamento e fiscalização da execução;

• Sanções por descumprimento de obrigações contratuais.

Concluído o TR, será encaminhado à Unidade Técnica (DRM/SETIC/DAE/Outros), para a respectiva

aprovação.

Obs1: Deverá ser utilizado como padrão para elaboração do termo de referência o modelo

disponibilizado pela Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios.

Obs2: No momento da elaboração do termo de referência, deverá ser definido quem será o fiscal do

contrato, bem como suas atribuições e em que fase(s) do processo ele atuará.

6.5 DA PESQUISA DE PREÇOS

A Divisão de Compras (DC) e o Departamento de Arquitetura e Engenharia (DAE), nos casos de

obras e serviços de engenharia - será a unidade responsável pela realização de pesquisa de preços

que servirá de parâmetro para a verificação da adequação orçamentária e do critério de aceitabilidade

de propostas.

A estimativa da despesa deve ser fundamentada em preços praticados pelas empresas do ramo do

objeto licitado e, sempre que possível, serão coletados, no mínimo, 3 (três) orçamentos.

A pesquisa de preços deverá ser consolidada em planilhas que contenham as descrições dos bens e

serviços, e suas respectivas unidades, quantidades, preços unitários e totais, devidamente

acompanhado do conjunto dos documentos que tenham subsidiado a sua elaboração.

Obs1: A validade das propostas de preços será de, pelo menos, 60 (sessenta) dias. Ao final do prazo

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supramencionado, as empresas fornecedoras das propostas de preços poderão atualizar ou ratificar

as informações prestadas anteriormente, tornando desnecessárias novas pesquisas de preços.

6.6 DO CADASTRAMENTO DA SOLICITAÇÃO

Após a elaboração do termo de referência, caberá à Coordenadoria de Licitações, Contratos e

Convênios (CLCC) registrar a solicitação, com o objetivo de identificar outras demandas relativas ao

mesmo objeto, bem como analisar o TR e a pesquisa de preços.

6.7 DA EMISSÃO DE DESPACHO DA SAD

Reunidos todos os documentos para instrução do processo de aquisição de bens e contratação de

serviços, a Secretaria de Administração (SAD) deverá opinar conclusivamente sobre a realização do

procedimento para dar subsídios à decisão que será tomada pelo Ordenador de Despesas no

momento de autorizar a autuação do processo.

OUTRAS REGRAS:

a) A tramitação dos documentos relacionados neste POP deverá ocorrer no ambiente do sistema

eletrônico. Para tanto, a Secretaria de Administração, no momento em que receber as solicitações das

Unidades Demandantes, deverá cadastrar o(s) documento(s) no sistema eletrônico, o qual gerará uma

numeração para acompanhamento da sua tramitação.

b) A numeração gerada pelo sistema eletrônico deverá ser informada à Unidade Demandante (via e-

mail ou outro meio eletrônico) para que ela possa monitorar o seu pedido.

c) Como previsto no item 6.2 deste POP, as solicitações de bens e serviços deverão ser informadas ao

Setor de Gerenciamento de Projetos para que essa unidade possa verificar se a aquisição/contratação

guarda relação com algum projeto estratégico do Poder Judiciário do Rio Grande do Norte, bem

como identificar se há iniciativas que precisam do assessoramento deste Setor para utilização da

metodologia definida pelo Comitê de Gestão Estratégica.

d) Após o despacho emitido pela SAD, em que consta a opinião dessa Secretaria sobre a

aquisição/contratação, os documentos reunidos até esta fase serão apresentados ao Ordenador de

Despesas para que ele tome a decisão pela autuação do processo ou pelo arquivamento do

procedimento.

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7.0 INTERFACE COM OUTROS PROCESSOS

FLUXOGRAMA 2 - Processo de Aquisição de Bens e Contratação de Serviços – Dispensa; FLUXOGRAMA 3 - Processo de Aquisição de Bens e Contratação de Serviços - Inexigibilidade de Licitação; FLUXOGRAMA 4 - Processo de Aquisição de Bens e Contratação de Serviços – Pregão Eletrônico e Presencial; FLUXOGRAMA 10 - Processo de Aquisição de Bens e Contratação de Serviços – Concorrência, Tomada de Preços e Convite.

8.0 NORMAS REGULADORAS

Norma/Ano Esfera de criação

Ementa

CF/88 Federal Constituição Federal

Lei 8.666/93 Federal Licitações e contratos administrativos

Res. 004/2013 – TCE/RN

Estadual Regulamenta os modos de composição, elaboração e organização das

contas públicas no âmbito do RN

LEGENDA

UD Unidade Demandante SAD Secretaria de Administração DRM Departamento de Recursos Materiais DAE Departamento de Arquitetura e Engenharia GSI Gabinete de Segurança Institucional SECOMS Secretaria de Comunicação Social SETIC Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação SG Secretaria Geral CLCC Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios DC Divisão de Compras

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II - AQUISIÇÃO DE BENS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS –

DISPENSA DE LICITAÇÃO (INCISOS I E II)

1.0 OBJETIVO

Normatizar o fluxo do processo de aquisição de bens e de contratação de serviços por meio de

Dispensa de Licitação (Incisos I e II da Lei 8.666/93) no âmbito do Tribunal de Justiça do Rio

Grande do Norte.

2.0 APLICAÇÃO

Este POP aplica-se a todas as unidades organizacionais do Poder Judiciário do Rio Grande do

Norte.

3.0 DIVULGAÇÃO

Este POP será divulgado eletronicamente, via intranet, para consulta por qualquer integrante

(magistrado ou servidor) do Poder Judiciário do Rio Grande do Norte.

4.0 ATIVIDADES / SUBPROCESSOS

ITEM DESCRIÇÃO ORIENTAÇÕES UNIDADE

RESPONSÁVEL

DIAS NO

SETOR

4.1

DA SOLICITAÇÃO DE

AUTORIZAÇÃO PARA

ABERTURA DE

PROCESSO

Elaborar e encaminhar ao Gabinete da Presidência memorando

solicitando a autuação de processo de aquisição de

bens/serviços, anexando os seguintes documentos: despacho da

SAD com opinião sobre a aquisição/contratação, memorando da

Unidade Demandante, termo de referência e pesquisa DE

PREÇOS.

SAD 2

4.2 AUTORIZAÇÃO DE

AUTUAÇÃO DO

PROCESSO

Autorizar autuação e tramitação do processo. PRESIDÊNCIA

2

4.3 AUTUAÇÃO DO

PROCESSO Registrar e abrir processo.

PROTOCOLO 1

4.4 ANALISAR E DAR

SEGUIMENTO Analisar e dar seguimento. SG 1

4.5 PRÉ-EMPENHO Emitir pré-empenho e declaração de conformidade com o

Artigo 16 da LRF, esta última, quando for o caso.

SOF

1

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4.6 ADEQUAÇÃO

LICITATÓRIA

Efetuar a adequação licitatória;

Verificar se será necessário confeccionar minuta de contrato. CLCC 1

4.7

ELABORAÇÃO DA

MINUTA

CONTRATUAL

(QUANDO

NECESSÁRIO)

Elaborar minuta do contrato. DCC 2

4.8 PARECER JURÍDICO Emitir parecer sobre a dispensa de licitação e minuta do

contrato, essa última, quando for necessário. AJ 5

4.9

ASSINATURA DO

TERMO DE

AUTORIZAÇÃO DE

DISPENSA

Analisar parecer da AJ, assinar declaração de conformidade

com o art. 16 da LRF (quando necessário), assinar Termo de

Autorização de Dispensa e encaminhar extrato para publicação

no Diário da Justiça.

PRESIDÊNCIA 2

4.10

EMISSÃO DE

AUTORIZAÇÃO DE

COMPRA / ORDEM DE

SERVIÇOS

Emitir Autorização de Compra / Ordem de Serviço. DC 1

4.11 EMISSÃO DE NOTA

DE EMPENHO Emitir nota de empenho. SOF 1

4.12 ASSINATURA DA

NOTA DE EMPENHO Assinar nota de empenho. SG 1

4.13

ASSINATURA DO

CONTRATO (SE

HOUVER) PELO

FORNECEDOR

Elaborar o contrato e providenciar a assinatura do fornecedor DCC 3

4.14

ASSINATURA DO

CONTRATO (SE

HOUVER) PELO

PRESIDENTE

Assinar contrato e encaminhar extrato para publicação no

Diário da Justiça PRESIDÊNCIA 2

4.15 ENVIO DE CÓPIAS DE

DOCUMENTOS AO

FORNECEDOR

Encaminhar via do contrato ou autorização de compra/ordem

de serviço e cópia da nota de empenho ao fornecedor DCC OU DC 1

4.16 RECEBIMENTO DO

BEM OU SERVIÇO Atestar o recebimento do bem ou serviço

UNIDADE

COMPETENTE

4.17 LIQUIDAÇÃO DA

DESPESA Liquidar despesa e emitir ordem bancária SOF 2

4.18 ASSINATURA DA

ORDEM BANCÁRIA Assinar ordem bancária PRESIDÊNCIA 2

4.19 PAGAMENTO DA

DESPESA Efetuar pagamento da despesa SOF 2

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5.0 RESPONSÁVEL PELO PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE BENS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS

POR MEIO DE DISPENSA DE LICITAÇÃO

O processo de aquisição de bens e contratação de serviços por meio de Dispensa de Licitação é de

responsabilidade do Ordenador de Despesas do TJRN.

6.0 REGRAS DE OPERAÇÃO

6.1 DA SOLICITAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO PARA ABERTURA DE PROCESSO

A Secretaria de Administração (SAD) deverá elaborar memorando e encaminhá-lo à Presidência,

anexando os documentos abaixo listados, que instruirão a abertura de processo de aquisição de bens

e/ou contratação de serviços:

a) Despacho da SAD no qual deverá constar a opinião desta unidade sobre a aquisição/contratação;

b) Memorando de solicitação encaminhado pela Unidade Demandante justificando a necessidade da

aquisição/contratação;

c) Termo de referência com as especificações do bem e/ou serviços solicitado;

d) Pesquisa de preço contendo, no mínimo, 3 (três) propostas.

6.2 DA AUTORIZAÇÃO DE AUTUAÇÃO DO PROCESSO

Recebido o Memorando da Secretaria de Administração, a Presidência deverá avaliar a pertinência

do objeto solicitado e, considerando a(s) justificativa(s) convincente(s), expedirá despacho

autorizativo da abertura, protocolamento, autuação e numeração do processo administrativo

correspondente.

6.3 DA AUTUAÇÃO DO PROCESSO

O Setor de Protocolo, enquanto não for eletrônico, deverá abrir volume próprio para juntada das

peças necessárias para a instrução do procedimento administrativo.

A autuação, também chamada formação de processo, obedecerá a seguinte rotina:

a) Apor, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo número de protocolo;

b) Numerar as folhas, apondo o respectivo carimbo (órgão, número da folha e rubrica do servidor que

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estiver numerando o processo);

c) Ler o documento, a fim de extrair o assunto, de forma sucinta, clara e objetiva;

d) Identificar, na capa, a unidade para a qual o processo será encaminhado;

e) Registrar, em sistema próprio, identificando as principais características do documento, a fim de

permitir sua recuperação. Ex.: espécie, nº, data, procedência, interessado, assunto e outras

informações julgadas importantes, respeitando as peculiaridades de cada órgão ou entidade;

f) Conferir o registro e a numeração das folhas;

g) Encaminhar, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade específica

correspondente.

6.4 DA ANÁLISE DO PROCESSO

A Secretaria Geral analisará e dará seguimento para emissão do pré-empenho.

6.5 DO PRÉ-EMPENHO

A Secretaria de Orçamento e Finanças (SOF) expedirá ato confirmatório da existência de saldo

orçamentário específico e suficiente para fazer face à despesa denominado pré-empenho. A finalidade

do pré-empenho é realizar "reserva de dotação orçamentária" para custear uma determinada despesa.

Quando for o caso, deverá ser juntada ao processo a documentação exigida pelos incisos I e II, do art.

16, da Lei de Responsabilidade Fiscal, a saber:

I) estimativa do impacto orçamentário-financeiro no exercício em que o aumento da despesa deva

entrar em vigor e nos dois subsequentes; e

II) declaração do ordenador de despesas que o aumento da despesa tem adequação orçamentária e

financeira com a LOA e compatibilidade com o PPA e com a LDO.

6.6 DA ANÁLISE DA NECESSIDADE DE INSTRUMENTO CONTRATUAL

Ao receber o processo, a Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios (CLCC) irá adequar a

modalidade licitatória e analisar se há necessidade de elaborar a minuta de instrumento contratual.

Caso seja necessário, o processo será distribuído para a Divisão de Contratos e Convênios (DCC);

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caso contrário, os autos seguirão para a Assessoria Jurídica (AJ).

6.7 DA ELABORAÇÃO DA MINUTA CONTRATUAL

Quando necessário, a Divisão de Contratos e Convênios (DCC), com base nos elementos constantes

no termo de referência (já juntado ao processo), elaborará a minuta do instrumento contratual.

O termo de contrato – documento formalizado por escrito, geralmente em papel, assinado pelas

partes, cuja minuta é parte integrante do edital de licitação – é obrigatório para as contratações de

qualquer valor das quais resultem obrigações futuras, como, por exemplo, entregas parceladas ou

prestação de assistência técnica pelo contratado.

O contrato poderá ser dispensado, conforme art. 62, da Lei 8.666/93, nos casos em que a

Administração puder substituí-lo por outros instrumentos hábeis, tais como carta-contrato, nota de

empenho de despesa, autorização de compra ou ordem de execução de serviço.

6.8 DA EMISSÃO DO PARECER JURÍDICO

A Resolução nº 004/2013 – TCE/RN indica que deve ser juntado ao processo de aquisição de bens e

contratação de serviços “parecer da assessoria jurídica do órgão ou entidade contratante, com a

manifestação acerca do exame e aprovação das minutas, nos termos do parágrafo único do art. 38, da

Lei nº 8.666, de 1993”.

Portanto, a Assessoria Jurídica (AJ) será a responsável por emitir parecer acerca da legalidade da

minuta do contrato (quando houver), bem como manifestar-se sobre a aquisição por meio de

dispensa de licitação, cuja opinião embasará a decisão da Administração Superior.

6.9 DA ASSINATURA DO TERMO DE AUTORIZAÇÃO DE DISPENSA

Neste momento, a Presidência deverá:

a) Analisar parecer emitido pela Assessoria Jurídica;

b) Assinar declaração prevista no art. 16, I e II, da LRF (quando for o caso);

c) Assinar Termo de Autorização de Dispensa; e

d) Enviar extrato do Termo para publicação no Diário da Justiça.

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6.10 DA EMISSÃO DA AUTORIZAÇÃO DE COMPRA (AC) / ORDEM DE SERVIÇO (OS)

A Divisão de Compras (DC) será responsável pela emissão da Autorização de Compra e Ordem de

Serviço.

6.11 DA EMISSÃO DA NOTA DE EMPENHO

Nota de Empenho é o documento através do qual a despesa é contabilizada, para que depois possa

ser liquidada mediante o efetivo pagamento ao credor. A emissão desse documento é de

responsabilidade da Secretaria de Orçamento e Finanças (SOF).

6.12 DA ASSINATURA DA NOTA DE EMPENHO

A nota de empenho deverá ser encaminhada à Secretaria Geral para assinatura.

6.13 DAS PROVIDÊNCIAS PARA ASSINATURA DO CONTRATO (QUANDO HOUVER)

Quando houver a necessidade de formalizar a aquisição por meio de contrato, a Divisão de

Contratos e Convênios (DCC), com base na minuta elaborada em fase anterior, confeccionará o

instrumento contratual e providenciará a assinatura da empresa escolhida para fornecimento do bem

ou serviço.

6.14 DA ASSINATURA DO CONTRATO (QUANDO HOUVER)

Nesse momento, a Presidência deverá providenciar a assinatura do contrato e encaminhar ao DCC

para publicação do extrato no Diário da Justiça.

6.15 DO ENVIO DAS CÓPIAS DOS DOCUMENTOS AO FORNECEDOR

Quando houver Contrato, ficará sob a responsabilidade da Divisão de Contratos e Convênios (DCC)

o envio de uma via do instrumento contratual e cópia da nota de empenho ao fornecedor do bem ou

serviço. Nas situações em que não houver contrato, a Divisão de Compras (DC) remeterá ao

fornecedor uma via da Autorização de Compra/Ordem de Serviço, juntamente com uma cópia da

nota de empenho.

6.16 DO RECEBIMENTO DO BEM OU SERVIÇO

O recebimento do bem ou serviço será efetuado pela Unidade Competente, preferencialmente, pelo

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Fiscal de Contrato indicado no momento da elaboração do Termo de Referência.

6.17 DA LIQUIDAÇÃO DA DESPESA

A LIQUIDAÇÃO é o segundo estágio da despesa. Consiste na verificação do direito adquirido pelo

credor, tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito. (lei 4320/64,

Art. 63 § 1º). É condição essencial para que exista o pagamento de toda e qualquer despesa pública. A

Liquidação é realizada pela Secretaria de Orçamento e Finanças (SOF). Nessa fase também será

providenciada a elaboração da Ordem Bancaria que servirá para realizar o pagamento ao fornecedor

em momento posterior.

6.18 DA ASSINATURA DA ORDEM BANCÁRIA

Cabe ao Presidente a assinatura da Ordem Bancária para pagamento da Despesa.

6.19 DO PAGAMENTO DA DESPESA

O pagamento é o último estágio da despesa pública. É quando se efetiva o pagamento ao ente

responsável pela prestação do serviço ou fornecimento do bem, recebendo a devida quitação. O

pagamento da despesa só será efetuado quando ordenado após sua regular liquidação. Cabe à

Secretaria de Orçamento e Finanças (SOF) efetuar o Pagamento da Despesa.

OUTRAS REGRAS DE PROTOCOLOMENTO E MOVIMENTAÇÃO PROCESSUAL:

a) As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado

carimbo próprio para colocação do número, aposto no canto superior direito da página, recebendo, a

primeira folha, o número 1.

b) A numeração das peças do processo é iniciada no protocolo central ou setorial da unidade

correspondente, conforme faixa numérica de autuação. As peças subsequentes serão numeradas

pelas unidades que as adicionarem; a capa do processo não será numerada.

O carimbo de “numeração de folha ou peça” será utilizado para registrar a inclusão de uma ou mais

peças no processo.

c) Os documentos pertinentes à realização da despesa deverão ser juntados na ordem cronológica da

sua expedição, distribuindo-os por tantos volumes quanto forem necessários, obedecido, para cada

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um, o quantitativo máximo de trezentas folhas, conforme Resolução nº 04/2013 – TCE/RN; e

d) A juntada de folha(s) ou peça(s) deverá ser registrada por nota denominada TERMO DE

JUNTADA DE FOLHA OU PEÇA, podendo ser efetuada por intermédio de carimbo específico.

e) O encaminhamento do processo ou do documento por uma unidade administrativa a outra

unidade administrativa do Tribunal de Justiça do Rio Grande do Norte deverá ser registrada por nota

denominada TERMO DE REMESSA, devendo conter o número do processo, o número de volumes e

de folhas, podendo ser utilizado carimbo específico.

7.0 INTERFACE COM OUTROS PROCESSOS

FLUXOGRAMA 1, FLUXOGRAMA 5 OU FLUXOGRAMA 6

8. NORMAS REGULADORAS

Norma/Ano Esfera de criação

Ementa

Lei 4.041/1971 Estadual Institui o Código de Fiscalização Financeira e Orçamentária do Estado

e dos Municípios e dá outras providências.

CF/88 Federal Constituição Federal.

Lei 8.666/93 Federal Licitações e contratos administrativos.

Lei 101/00 Federal Estabelece normas de finanças públicas voltadas para a

responsabilidade na gestão fiscal.

Res. 004/2013 – TCE/RN

Estadual Regulamenta os modos de composição, elaboração e organização das

contas públicas no âmbito do RN.

LEGENDA AJ Assessoria Jurídica CLC C

Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios

DC Divisão de Compras DCC Divisão de Contratos e Convênios SAD Secretaria de Administração SG Secretaria Geral SOF Secretaria de Orçamento e Finanças

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III - AQUISIÇÃO DE BENS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS –

INEXIGIBILIDADE

1.0 OBJETIVO

Normatizar o fluxo do processo de aquisição de bens e de contratação de serviços por meio de

Inexigibilidade de Licitação no âmbito do Tribunal de Justiça do Rio Grande do Norte.

2.0 APLICAÇÃO

Este POP aplica-se a todas as unidades organizacionais do Poder Judiciário do Rio Grande do

Norte.

3.0 DIVULGAÇÃO

Este POP será divulgado eletronicamente, via intranet, para consulta por qualquer integrante

(magistrado ou servidor) do Poder Judiciário do Rio Grande do Norte.

4.0 ATIVIDADES / SUBPROCESSOS

ITEM DESCRIÇÃO ORIENTAÇÕES UNIDADE

RESPONSÁVEL

DIAS NO

SETOR

4.1

DA SOLICITAÇÃO DE

AUTORIZAÇÃO PARA

ABERTURA DE

PROCESSO

Elaborar e encaminhar ao Gabinete da Presidência

memorando solicitando a autuação de processo de aquisição

de bens/serviços, anexando os seguintes documentos:

despacho da SAD com opinião sobre a aquisição/contratação,

memorando da Unidade Demandante, termo de referência e

pesquisa DE PREÇOS.

SAD 2

4.2 AUTORIZAÇÃO DE

AUTUAÇÃO DO

PROCESSO

Autorizar autuação e tramitação do processo. PRESIDÊNCIA

2

4.3 AUTUAÇÃO DO

PROCESSO Registrar e abrir processo.

PROTOCOLO 1

4.4 ANALISAR E DAR

SEGUIMENTO Analisar e dar seguimento. SG 1

4.5 PRÉ-EMPENHO Emitir pré-empenho e declaração de conformidade com o

Artigo 16 da LRF, esta última, quando for o caso.

SOF

1

4.6

ANÁLISE DA

NECESSIDADE DE

INSTRUMENTO

CONTRATUAL

Verificar se será necessário confeccionar minuta de contrato

para formalizar a aquisição de bem /contratação de serviço. CLCC 1

4.7 ELABORAÇÃO DA

MINUTA CONTRATUAL Elaborar minuta do contrato. DCC

2

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4.8 PARECER JURÍDICO Emitir parecer sobre a Inexigibilidade de licitação e minuta do

contrato, essa última, quando for necessário. AJ 5

4.9

ASSINATURA DO

TERMO DE

DECLARAÇÃO DE

INEXIGIBILIDADE

Acatar parecer da AJ, assinar declaração de conformidade

com o art. 16 da LRF (quando necessário), assinar Termo de

Declaração de Inexigibilidade e encaminhar extrato para

publicação no Diário da Justiça,

PRESIDÊNCIA 2

4.10

EMISSÃO DE

AUTORIZAÇÃO DE

COMPRA / ORDEM DE

SERVIÇOS

Emitir Autorização de Compra / Ordem de Serviço. DC 1

4.11 EMISSÃO DE NOTA DE

EMPENHO Emitir nota de empenho. SOF 1

4.12 ASSINATURA DA NOTA

DE EMPENHO Assinar nota de empenho. SG 1

4.13 ASSINATURA DO

CONTRATO (SE HOUVER)

PELO FORNECEDOR

Elaborar o contrato e providenciar a assinatura do fornecedor. DCC 3

4.14 ASSINATURA DO

CONTRATO (SE HOUVER)

PELO PRESIDENTE

Assinar contrato e encaminhar ao DCC para publicação do

extrato no Diário da Justiça. PRESIDÊNCIA 2

4.15 ENVIO DE CÓPIAS DE

DOCUMENTOS AO

FORNECEDOR

Encaminhar via do contrato ou ordem de compra/ordem de

serviço e cópia da nota de empenho ao fornecedor. DCC OU DC 1

4.16 RECEBIMENTO DO BEM

OU SERVIÇO Atestar o recebimento do bem ou serviço.

UNIDADE

COMPETENTE

4.17 LIQUIDAÇÃO DA

DESPESA Liquidar despesa e emitir ordem bancária. SOF 2

4.18 ASSINATURA DA

ORDEM BANCÁRIA Assinar ordem bancária.

GABINETE DA

PRESIDÊNCIA 2

4.19 PAGAMENTO DA

DESPESA Efetuar pagamento da despesa. SOF 2

5.0 RESPONSÁVEL PELO PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE BENS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS

POR MEIO DE INEXIGIBILIDADE

O processo de aquisição de bens e contratação de serviços por meio de Inexigibilidade de Licitação

é de responsabilidade do Ordenador de Despesas do TJRN.

6.0 REGRAS DE OPERAÇÃO

6.1 DA SOLICITAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO PARA ABERTURA DE PROCESSO

A Secretaria de Administração (SAD) deverá elaborar memorando e encaminhá-lo à Presidência

anexando os documentos abaixo listados, que instruirão a abertura de processo de aquisição de bens

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e/ou contratação de serviços:

a) Despacho da SAD no qual deverá constar a opinião desta unidade sobre a aquisição/contratação;

b) Memorando de solicitação encaminhado pela Unidade Demandante justificando a necessidade da

aquisição/contratação;

c) Termo de referência com as especificações do bem e/ou serviços solicitado;

d) Pesquisa de preços contendo, no mínimo, 3 (três) propostas.

6.2 DA AUTORIZAÇÃO DE AUTUAÇÃO DO PROCESSO

Recebido o Memorando da Secretaria de Administração, a Presidência deverá avaliar a pertinência

do objeto solicitado e, considerando a(s) justificativa(s) convincente(s), expedirá despacho

autorizativo da abertura, protocolamento, autuação e numeração do processo administrativo

correspondente.

6.3 DA AUTUAÇÃO DO PROCESSO

O Setor de Protocolo, enquanto não for eletrônico, deverá abrir volume próprio para juntada das

peças necessárias para a instrução do procedimento administrativo.

A autuação, também chamada formação de processo, obedecerá a seguinte rotina:

a) Apor, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo número de protocolo;

b) Numerar as folhas, apondo o respectivo carimbo (órgão, número da folha e rubrica do servidor

que estiver numerando o processo);

c) Ler o documento, a fim de extrair o assunto, de forma sucinta, clara e objetiva;

d) Identificar, na capa, a unidade para a qual o processo será encaminhado;

e) Registrar, em sistema próprio, identificando as principais características do documento, a fim de

permitir sua recuperação. Ex.: espécie, nº, data, procedência, interessado, assunto e outras

informações julgadas importantes, respeitando as peculiaridades de cada órgão ou entidade;

f) Conferir o registro e a numeração das folhas;

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g) Encaminhar, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade específica

correspondente.

6.4 ANALISAR E DAR SEGUIMENTO

A Secretaria Geral analisará e dará seguimento para emissão do pré-empenho.

6.5 DO PRÉ-EMPENHO

A Secretaria de Orçamento e Finanças (SOF) expedirá ato confirmatório da existência de saldo

orçamentário específico e suficiente para fazer face à despesa denominado pré-empenho. A finalidade

do pré-empenho é realizar "reserva de dotação orçamentária" para custear uma determinada despesa.

Quando for o caso, deverá ser juntada ao processo a documentação exigida pelos incisos I e II, do art.

16, da Lei de Responsabilidade Fiscal, a saber:

I) estimativa do impacto orçamentário-financeiro no exercício em que o aumento da despesa deva

entrar em vigor e nos dois subsequentes; e

II) declaração do ordenador de despesas que o aumento da despesa tem adequação orçamentária e

financeira com a LOA e compatibilidade com o PPA e com a LDO.

6.6 DA ANÁLISE DA NECESSIDADE DE INSTRUMENTO CONTRATUAL

Ao receber o processo, a Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios (CLCC) irá adequar a

modalidade licitatória e analisar se há necessidade de elaborar a minuta de instrumento contratual.

Caso seja necessário, o processo será distribuído para a Divisão de Contratos e Convênios (DCC);

caso contrário, os autos seguirão para a Assessoria Jurídica (AJ).

6.7 DA ELABORAÇÃO DA MINUTA CONTRATUAL

Quando necessário, a Divisão de Contratos e Convênios (DCC), com base nos elementos constantes

no termo de referência (já juntado ao processo), elaborará a minuta do instrumento contratual.

O termo de contrato – documento formalizado por escrito, geralmente em papel, assinado pelas

partes, cuja minuta é parte integrante do edital de licitação – é obrigatório para as contratações de

qualquer valor das quais resultem obrigações futuras, como, por exemplo, entregas parceladas ou

prestação de assistência técnica pelo contratado.

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O contrato poderá ser dispensado, conforme art. 62, da Lei 8.666/93, nos casos em que a

Administração puder substituí-lo por outros instrumentos hábeis, tais como carta-contrato, nota de

empenho de despesa, autorização de compra ou ordem de execução de serviço.

6.8 DA EMISSÃO DO PARECER JURÍDICO

A Resolução nº 004/2013 – TCE/RN indica que deve ser juntado ao processo de aquisição de bens e

contratação de serviços “parecer da assessoria jurídica do órgão ou entidade contratante, com a

manifestação acerca do exame e aprovação das minutas, nos termos do parágrafo único do art. 38, da

Lei nº 8.666, de 1993”.

Portanto, a Assessoria Jurídica (AJ) será a responsável por emitir o(s) parecer(es) acerca da

legalidade da minuta do contrato (quando houver), bem como manifestar-se sobre a aquisição por

meio de inexigibilidade de licitação, cuja opinião embasará a decisão da Administração Superior.

6.9 DA ASSINATURA DO TERMO DE DECLARAÇÃO DE INEXIGIBILIDADE

Neste momento, a Presidência deverá:

a) Analisar parecer emitido pela Assessoria Jurídica;

b) Assinar declaração prevista no art. 16, I e II, da LRF (quando for o caso);

c) Assinar Termo de Declaração de Inexigibilidade; e

d) Enviar extrato do Termo para publicação no Diário da Justiça.

6.10 DA EMISSÃO DA AUTORIZAÇÃO DE COMPRA (AC) / ORDEM DE SERVIÇO (OS)

A Divisão de Compras (DC) será responsável pela emissão da Autorização de Compra e Ordem de

Serviço.

6.11 DA EMISSÃO DA NOTA DE EMPENHO

Nota de Empenho é o documento através do qual a despesa é contabilizada, para que depois possa

ser liquidada mediante o efetivo pagamento ao credor. A emissão desse documento é de

responsabilidade da Secretaria de Orçamento e Finanças (SOF).

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6.12 DA ASSINATURA DA NOTA DE EMPENHO

A nota de empenho deverá ser encaminhada a Secretaria Geral (SG) para assinatura.

6.13 DAS PROVIDÊNCIAS PARA ASSINATURA DO CONTRATO (QUANDO HOUVER)

Quando houver a necessidade de formalizar a aquisição por meio de contrato, a Divisão de

Contratos e Convênios (DCC), com base na minuta elaborada em fase anterior, confeccionará o

instrumento contratual e providenciará a assinatura da empresa escolhida para fornecimento do bem

ou serviço.

6.14 DA ASSINATURA DO CONTRATO (QUANDO HOUVER)

Nesse momento, a Presidência deverá providenciar a assinatura do contrato e encaminhar ao DCC

para publicação do extrato no Diário da Justiça.

6.15 DO ENVIO DAS CÓPIAS DOS DOCUMENTOS AO FORNECEDOR

Quando houver Contrato, ficará sob a responsabilidade da Divisão de Contratos e Convênios (DCC)

o envio de uma via do instrumento contratual e cópia da nota de empenho ao fornecedor do bem ou

serviço. Nas situações em que não houver contrato, a Divisão de Compras (DC) remeterá ao

fornecedor uma via da Ordem de Compra/Ordem de Serviço, juntamente com uma cópia da nota de

empenho.

6.16 DO RECEBIMENTO DO BEM OU SERVIÇO

O recebimento do bem ou serviço será efetuado pela Unidade Competente, preferencialmente, pelo

Fiscal de Contrato indicado no momento da elaboração do Termo de Referência.

6.17 DA LIQUIDAÇÃO DA DESPESA

A liquidação é o segundo estágio da despesa. Consiste na verificação do direito adquirido pelo

credor, tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito. (Lei 4320/64,

Art. 63, § 1º). É condição essencial para que exista o pagamento de toda e qualquer despesa pública. A

Liquidação é realizada pela Secretaria de Orçamento e Finanças (SOF). Nessa fase também será

providenciada a elaboração da Ordem Bancária que servirá para realizar o pagamento ao fornecedor

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em momento posterior.

6.18 DA ANÁLISE DA REGULARIDADE DA DESPESA

Nessa fase, a Divisão de Acompanhamento, Controle e Avaliação (DACA), órgão subordinado à

Secretaria de Controle Interno, analisará os autos do processo e, ao final, emitirá parecer sobre a

legalidade do procedimento. Cabe à DACA examinar as fases de execução da despesa, inclusive

verificando a regularidade da contratação, sob os aspectos da legalidade, legitimidade,

economicidade, razoabilidade, publicidade e eficiência.

6.19 DA ASSINATURA DA ORDEM BANCÁRIA

Cabe ao Presidente a assinatura da Ordem Bancária para pagamento da Despesa.

6.20 DO PAGAMENTO DA DESPESA

O pagamento é o último estágio da despesa pública. É quando se efetiva o pagamento ao ente

responsável pela prestação do serviço ou fornecimento do bem, recebendo a devida quitação. O

pagamento da despesa só será efetuado quando ordenado após sua regular liquidação. Cabe à

Secretaria de Orçamento e Finanças (SOF) efetuar o Pagamento da Despesa.

OUTRAS REGRAS DE PROTOCOLOMENTO E MOVIMENTAÇÃO PROCESSUAL:

a) As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado

carimbo próprio para colocação do número, aposto no canto superior direito da página, recebendo, a

primeira folha, o número 1.

b) A numeração das peças do processo é iniciada no protocolo central ou setorial da unidade

correspondente, conforme faixa numérica de autuação. As peças subsequentes serão numeradas

pelas unidades que as adicionarem; a capa do processo não será numerada.

O carimbo de “numeração de folha ou peça” será utilizado para registrar a inclusão de uma ou mais

peças no processo.

c) Os documentos pertinentes à realização da despesa deverão ser juntados na ordem cronológica da

sua expedição, distribuindo-os por tantos volumes quanto forem necessários, obedecido, para cada

um, o quantitativo máximo de trezentas folhas, conforme Resolução nº 04/2013 – TCE/RN; e

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d) A juntada de folha(s) ou peça(s) deverá ser registrada por nota denominada TERMO DE

JUNTADA DE FOLHA OU PEÇA, podendo ser efetuada por intermédio de carimbo específico.

e) O encaminhamento do processo ou do documento por uma unidade administrativa a outra

unidade administrativa do Tribunal de Justiça do Rio Grande do Norte deverá ser registrada por nota

denominada TERMO DE REMESSA, devendo conter o número do processo, o número de volumes e

de folhas, podendo ser utilizado carimbo específico.

7.0 INTERFACE COM OUTROS PROCESSOS

FLUXOGRAMA 1, FLUXOGRAMA 5 e FLUXOGRAMA 6.

8.0 NORMAS REGULADORAS

Norma/Ano Esfera de criação

Ementa

Lei 4.320/64 Federal Estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para elaboração e

controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos

Municípios e do Distrito Federal.

Lei 4.041/1971 Estadual Institui o Código de Fiscalização Financeira e Orçamentária do Estado

e dos Municípios e dá outras providências. CF/88 Federal Constituição Federal.

Lei 8.666/93 Federal Licitações e contratos administrativos.

Lei 101/00 Federal Estabelece normas de finanças públicas voltadas para a

responsabilidade na gestão fiscal.

Res. 004/2013 – TCE/RN

Estadual Regulamenta os modos de composição, elaboração e organização das

contas públicas no âmbito do RN.

LEGENDA AJ Assessoria Jurídica

CLCC Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios

DC Divisão de Compras

DCC Divisão de Contratos e Convênios

SAD Secretaria de Administração

SG Secretaria Geral

SOF Secretaria de Orçamento e Finanças

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IV - AQUISIÇÃO DE BENS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS – PREGÃO PRESENCIAL E ELETRÔNICO

1.0 OBJETIVO

Normatizar o fluxo do processo de aquisição de bens e de contratação de serviços por meio de

Pregão Eletrônico e Presencial no âmbito do Tribunal de Justiça do Rio Grande do Norte.

2.0 APLICAÇÃO

Este POP aplica-se a todas as unidades organizacionais do Poder Judiciário do Rio Grande do

Norte.

3.0 DIVULGAÇÃO

Este POP será divulgado eletronicamente, via intranet, para consulta por qualquer integrante

(magistrado ou servidor) do Poder Judiciário do Rio Grande do Norte.

4.0 ATIVIDADES / SUBPROCESSOS

ITEM DESCRIÇÃO ORIENTAÇÕES UNIDADE

RESPONSÁVEL DIAS NO SETOR

4.1

DA SOLICITAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO PARA ABERTURA DE PROCESSO

Elaborar e encaminhar ao Gabinete da Presidência memorando solicitando a autuação de processo de aquisição de bens/serviços, anexando os seguintes documentos: despacho da SAD com opinião sobre a aquisição/contratação, memorando da Unidade Demandante, termo de referência e pesquisa de preços.

SAD 2

4.2 AUTORIZAÇÃO DE AUTUAÇÃO DO PROCESSO

Autorizar autuação e tramitação do processo. PRESIDÊNCIA

2

4.3 AUTUAÇÃO DO PROCESSO

Registrar e abrir processo. PROTOCOLO 1

4.4 ANALISAR E DAR SEGUIMENTO

Analisar e dar seguimento do feito. SG 1

4.5 ADEQUAÇÃO LICITATÓRIA

Adequar à modalidade licitatória; Verificar se será necessário confeccionar minuta de contrato.

CLCC 1

4.6 PRÉ-EMPENHO Emitir pré-empenho e declaração de conformidade com o Artigo 16 da LRF, esta última, quando for o caso.

SOF

1

4.7 ELABORAÇÃO DA MINUTA DO EDITAL

Elaborar minuta do edital. DCPL 2

4.7 ELABORAÇÃO DA MINUTA CONTRATUAL

Elaborar minuta do contrato. DCC 2

4.8 PARECER JURÍDICO Emitir parecer(es) sobre a legalidade da(s) minuta(s) do contrato / edital.

AJ 5

4.9 AUTORIZAÇÃO DA Analisar parecer da AJ, aprovar o edital e seus anexos, assinar PRESIDÊNCIA 1

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DEFLAGRAÇÃO DO PROCEDIMENTO LICITATÓRIO

declaração de conformidade com o art. 16 da LRF (quando necessário) e autorizar a deflagração do procedimento licitatório.

4.10 REALIZAÇÃO DO PREGÃO

Realizar o Pregão. CLCC 20

4.11 ANÁLISE DA AMOSTRA Avaliar se a(s) amostra(s) está(ão) de acordo com a solicitação.

UNIDADE RESPONSÁVEL

PELA ELABORAÇÃO

DO TR

5

4.12 DIVULGAÇÃO DO RESULTADO DA LICITAÇÃO

Divulgar a(s) empresa(s) vencedora(s).

CLCC

1

4.13 ABERTURA DE PRAZO DE RECURSO

Abrir o prazo para interposição de recurso(s). 1

4.14 ABERTURA DE PRAZO DE CONTRARRAZÕES

Aguardar as contrarrazões (quando necessário). 3

4.15 ANÁLISE DO RECURSO Analisar e julgar. Se o recurso for julgado procedente, volta-se à fase de aceitação de proposta.

2

4.16 ANALISE DAS CONTRARAZÕES

Analisar e julgar contrarrazões. 2

4.17 PARECER SOBRE RECURSOS / CONTRARRAZÕES

Emitir parecer sobre recursos/contrarrazões. AJ 3

4.18

DECISÃO QUANTO AO RECURSO / CONTRARRAZÕES (QUANDO NECESSÁRIO)

Adjudicar procedimento licitatório. PRESIDÊNCIA 2

4.19

ANÁLISE DA REGULARIDADE DO PROCEDIMENTO LICITATÓRIO

Examinar a legalidade dos documentos que compõem a instrução processual.

DACA 4

4.20 HOMOLOGAÇÃO DA LICITAÇÃO

Homologar e publicar no Diário da Justiça. PRESIDÊNCIA 2

5.0 RESPONSÁVEL PELO PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE BENS E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS

POR MEIO DE PREGÃO ELETRÔNICO E PRESENCIAL

O processo de aquisição de bens e contratação de serviços por meio de Pregão Eletrônico e

Presencial é de responsabilidade do Ordenador de Despesas do TJRN.

6.0 REGRAS DE OPERAÇÃO

6.1 DA SOLICITAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO PARA ABERTURA DE PROCESSO

A Secretaria de Administração (SAD) deverá elaborar memorando e encaminhá-lo à Presidência

anexando os documentos abaixo listados, que instruirão a abertura de processo de aquisição de bens

e/ou contratação de serviços:

a) Despacho da SAD no qual deverá constar a opinião desta unidade sobre a aquisição/contratação;

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b) Memorando de solicitação encaminhado pela Unidade Demandante justificando a necessidade da

aquisição/contratação;

c) Termo de referência com as especificações do bem e/ou serviços solicitados;

d) Pesquisa de preços contendo, no mínimo, 03 (três) propostas.

6.2 DA AUTORIZAÇÃO DE AUTUAÇÃO DO PROCESSO

Recebido o Memorando da Secretaria de Administração, a Presidência deverá avaliar a pertinência

do objeto solicitado e, considerando a(s) justificativa(s) convincente(s), expedirá despacho

autorizativo da abertura, protocolamento, autuação e numeração do processo administrativo

correspondente.

6.3 DA AUTUAÇÃO DO PROCESSO

O Setor de Protocolo, enquanto não for eletrônico, deverá abrir volume próprio para juntada das

peças necessárias para a instrução do procedimento administrativo.

A autuação, também chamada formação de processo, obedecerá a seguinte rotina:

a) Apor, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo número de protocolo;

b) Numerar as folhas, apondo o respectivo carimbo (órgão, número da folha e rubrica do servidor

que estiver numerando o processo);

c) Ler o documento, a fim de extrair o assunto, de forma sucinta, clara e objetiva;

d) Identificar, na capa, a unidade para a qual o processo será encaminhado;

e) Registrar, em sistema próprio, identificando as principais características do documento, a fim de

permitir sua recuperação. Ex.: espécie, nº, data, procedência, interessado, assunto e outras

informações julgadas importantes, respeitando as peculiaridades de cada órgão ou entidade;

f) Conferir o registro e a numeração das folhas;

g) Encaminhar, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade específica

correspondente.

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6.4 ANALISAR E DAR SEGUIMENTO

A Secretaria Geral analisará e dará seguimento à emissão do pré-empenho.

6.5 ADEQUAÇÃO À MODALIDADE LICITATÓRIA E ANÁLISE DA NECESSIDADE DE INSTRUMENTO CONTRATUAL

Ao receber o processo, a Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios (CLCC) irá efetuar a

adequação à modalidade licitatória, verificando se há registro de preço, bem como a necessidade de

elaborar a minuta do edital e do contrato, enviar os autos à Divisão de Controle e Publicação de

Licitações (DCPL) e à Divisão de Contratos e Convênios (DCC), respectivamente.

6.6 DO PRÉ-EMPENHO

A Secretaria de Orçamento e Finanças (SOF), caso não se trate de registro de preço, expedirá ato

confirmatório da existência de saldo orçamentário específico e suficiente para fazer face à despesa

denominado pré-empenho. A finalidade do pré-empenho é realizar "reserva de dotação

orçamentária" para custear uma determinada despesa.

Quando for o caso, deverá ser juntada ao processo a documentação exigida pelos incisos I e II, do art.

16, da Lei de Responsabilidade Fiscal, a saber:

I) estimativa do impacto orçamentário-financeiro no exercício em que o aumento da despesa deva

entrar em vigor e nos dois subsequentes; e

II) declaração do ordenador de despesas que o aumento da despesa tem adequação orçamentária e

financeira com a LOA e compatibilidade com o PPA e com a LDO.

Obs: Segundo o § 2º, do art. 7º, do Decreto nº 7.892/2013, que regulamenta o Sistema de Registro de

Preços, “Na licitação para registro de preços não é necessário indicar a dotação orçamentária, que

somente será exigida para a formalização do contrato ou outro instrumento hábil”.

A emissão do Pré-Empenho será dispensada nos processos que visam à realização de Pregão para

geração de Ata de Registro de Preços.

6.7 DA ELABORAÇÃO DA MINUTA CONTRATUAL

Quando necessário, a Divisão de Contratos e Convênios (DCC), com base nos elementos constantes

no termo de referência (já juntado ao processo), elaborará a minuta do instrumento contratual.

O termo de contrato – documento formalizado por escrito, geralmente em papel, assinado pelas

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partes, cuja minuta é parte integrante do edital de licitação – é obrigatório para as contratações de

qualquer valor das quais resultem obrigações futuras, como, por exemplo, entregas parceladas ou

prestação de assistência técnica pelo contratado.

O contrato poderá ser dispensado, conforme art. 62, da Lei 8.666/93, nos casos em que a

Administração puder substituí-lo por outros instrumentos hábeis, tais como carta-contrato, nota de

empenho de despesa, autorização de compra ou ordem de execução de serviço.

6.8 DA ELABORAÇÃO DA MINUTA DO EDITAL

Caberá a Divisão de Controle e Publicação de Licitações(DCPL) a elaboração da minuta do edital da

licitação.

O edital é o ato convocatório da licitação e sua principal função é estabelecer as regras para a

realização do procedimento, as quais são de observância obrigatória, tanto pela Administração, como

pelos licitantes. Nas palavras de Hely Lopes Meireles (2005), o edital “é a lei interna da licitação”.

6.9 DA EMISSÃO DO PARECER JURÍDICO

A Resolução nº 004/2013 – TCE/RN indica que deve ser juntado ao processo de aquisição de bens e

contratação de serviços “parecer da assessoria jurídica do órgão ou entidade contratante, com a

manifestação acerca do exame e aprovação das minutas, nos termos do parágrafo único do art. 38, da

Lei nº 8.666, de 1993”.

Portanto, a Assessoria Jurídica (AJ) será a responsável por emitir o(s) parecer(es) acerca da

legalidade das minutas do edital e do contrato antes da autorização da deflagração do procedimento

licitatório.

6.10 DA AUTORIZAÇÃO DA DEFLAGRAÇÃO DO PROCEDIMENTO LICITATÓRIO

Em momento imediatamente anterior à publicação do procedimento licitatório, a Presidência deverá:

a) Analisar parecer emitido pela Assessoria Jurídica;

b) Aprovar o edital e os seus anexos;

c) Assinar declaração prevista no art. 16, I e II, da LRF (quando for o caso); e

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d) Emitir despacho autorizando a deflagração do procedimento licitatório.

6.11 DA REALIZAÇÃO DO PREGÃO

A Coordenadoria de Licitações, Contratos e Convênios (CLCC) será responsável pela realização de

todos os procedimentos que envolvem a realização do Pregão.

A comunicação entre o Pregoeiro e as licitantes ocorrerá exclusivamente mediante troca de

mensagens, por meio do sistema COMPRASNET.

O Pregoeiro verificará as propostas apresentadas e desclassificará, motivadamente, aquelas

que não estejam em conformidade com os requisitos estabelecidos no Edital.

As licitantes classificadas deverão estar conectadas ao sistema para participar da Sessão de

Disputa, e poderão encaminhar lances para o ITEM ou total do LOTE, dependendo do tipo

de licitação, exclusivamente por meio do sistema eletrônico, ficando estabelecido que:

a) A cada lance ofertado o participante será imediatamente informado de seu recebimento e

respectivo horário de registro e valor;

b) A licitante poderá oferecer lances sucessivos, observados o horário fixado e as regras de

aceitação dos mesmos;

c) A licitante somente poderá oferecer lance inferior ao último por ele ofertado e registrado

no sistema;

d) Em caso de empate, prevalecerá o lance recebido e registrado primeiro;

e) Durante o transcurso da Sessão Pública, as licitantes serão informadas, em tempo real, do

valor do menor lance registrado para cada ITEM ou LOTE, vedada a identificação da

licitante;

f) A etapa de lances da Sessão Pública será encerrada por decisão do Pregoeiro, que

informará, com antecedência de 1 a 60 minutos, o prazo para início do tempo de iminência,

após o que transcorrerá período de tempo de até 30 (trinta) minutos, aleatoriamente

determinado pelo sistema, findo o qual será automaticamente encerrada a fase de lances.

Caso não sejam ofertados lances, será verificada a conformidade entre a proposta de menor

preço e valor estimado para a contratação.

Após o encerramento da etapa de lances, o Pregoeiro poderá encaminhar, pelo sistema

eletrônico, contraproposta diretamente à licitante que tenha apresentado o lance de menor

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valor para cada ITEM ou LOTE, para que seja obtido melhor preço, observado o critério de

julgamento, não sendo admitida negociação em condições diferentes daquelas prevista no

Edital.

Exaurida a fase de lances e da negociação, se a proposta mais bem classificada não tiver sido

ofertada por microempresa ou empresa de pequeno porte o Sistema do COMPRASNET

verificará se dentre as demais classificadas há presença de empresa que assim se enquadre,

igual ou até cinco por cento (5%) superior a melhor proposta ofertada, procedendo-se,

então, em caso positivo, da seguinte forma:

a) A Microempresa - ME ou a Empresa de Pequeno Porte - EPP melhor classificada poderá,

no prazo máximo de cinco 5 (cinco) minutos após solicitação do Sistema, sob pena de

preclusão, apresentar novo lance inferior àquele considerado o menor do Certame,

exclusivamente, via chat, situação em que, atendidas as exigências habilitatórias, será

adjudicado em seu favor o objeto do Pregão;

b) Não ocorrendo à contratação prevista na forma do inciso anterior, serão convocadas as

licitantes remanescentes que porventura se enquadrem na condição prevista no art. 44 da

Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006, na ordem classificatória, para o

exercício do mesmo direito;

Na hipótese da não contratação nos termos previstos no subitem anterior, o objeto licitado

será adjudicado em favor da proposta originalmente vencedora do certame.

6.12 DA ANÁLISE DA AMOSTRA

A avaliação de amostras é uma das alternativas de que dispõe o gestor para assegurar a eficácia da

contratação. Na prática, o procedimento propicia à Administração Pública um contato inicial com o

produto a ser adquirido, ou, na maioria dos casos, com uma unidade idêntica, em princípio, àquelas

que serão entregues após a celebração do contrato. Logo, quando o edital disciplinar a apresentação, a

análise e o julgamento das amostras, a avaliação técnica do produto apresentado pelo licitante será

realizada pela unidade que elaborou o termo de referência, que, conforme o item 6.4 do POP –

001/2013, poderá ser, dependendo do caso o(a): Departamento de Recursos Materiais (DRM),

Departamento de Arquitetura e Engenharia (DAE), Secretaria de Comunicação Social (SECOMS),

Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (SETIC) e Gabinete de Segurança

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Institucional (GSI). Destaca-se que, ao final da análise, a unidade competente deverá emitir parecer

técnico, cujo documento deverá compor os autos do processo.

6.13 DA DIVULGAÇÃO DO RESULTADO DA LICITAÇÃO

Após a realização da sessão de pregão, o Pregoeiro deverá divulgar no Diário da Justiça extrato em

que conste o nome da vencedora do certame, o número do processo e seu objeto.

6.14 DA ABERTURA DO PRAZO DE RECURSO

Declarado o vencedor, o Pregoeiro abrirá prazo de, no mínimo, 30 (trinta) minutos, durante o qual

qualquer licitante poderá, de forma imediata e motivada, em campo próprio do sistema, manifestar

sua intenção de recorrer. Com o transcurso do prazo acima determinado, o Pregoeiro fará

juízo de admissibilidade da intenção de recorrer manifestada, aceitando-a ou,

motivadamente, rejeitando-a, em campo próprio do sistema.

A recorrente que tiver sua intenção de recurso aceita, deverá registrar as razões de recurso, em campo

próprio do sistema, no prazo de 3 (três) dias.

Obs1: A falta de manifestação imediata e motivada da licitante em recorrer, ao final da

sessão do Pregão, importará a decadência do direito de recurso e a adjudicação do objeto da

licitação, pelo Pregoeiro, à licitante vencedora.

6.15 DA ABETURA DO PRAZO DE CONTRARRAZÕES (quando necessário)

Caso algum licitante registre as razões do recurso no prazo supramencionado, ficarão os demais

licitantes, desde logo, intimados a apresentar contrarrazões, no mesmo prazo 3 (três) dias, a contar do

término do prazo do recorrente, sendo-lhes assegurada vista imediata dos autos.

6.16 DA ANÁLISE DO RECURSO

Interposto o recurso, o Pregoeiro tem a possibilidade de rever a sua decisão. É o que se chama de

possibilidade de retratação. Mas, mantida a decisão, os autos serão remetidos à autoridade superior

(Presidência) que proferirá nova decisão, agora em grau de recurso.

Em outras palavras, caso o pregoeiro não reforme a sua decisão, o recurso seguirá o seu fluxo natural,

sendo remetido para a autoridade hierarquicamente superior, para que - aí sim - profira-se a decisão.

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Obs: A análise de recurso pelo Pregoeiro poderá ser respaldada por consulta à Assessoria Jurídica.

6.17 DA ANÁLISE DAS CONTRARRAZÕES

As contrarrazões, se apresentadas dentro do prazo definido no item 6.15, serão analisadas pelo

Pregoeiro, no momento do julgamento dos recursos interpostos.

6.18 DA EMISSÃO DE PARECER SOBRE RECURSOS / CONTRARRAZÕES

Antes da decisão da Administração Superior, a Assessoria Jurídica (AJ) deverá emitir parecer, e

juntar aos autos, sobre os recursos /às contrarrazões.

6.19 DA DECISÃO QUANTO AO RECURSO / CONTRARRAZÕES (quando necessário)

A autoridade superior é quem decide sobre o recurso, conforme se depreende da leitura dos incisos

XVIII e seguintes do artigo 4º da Lei nº 10.520/02, que são confirmados pelo regramento contido no

artigo 8º, inciso IV, e 11, inciso VII, do Decreto nº 5.450/05, e 7º, III, do Decreto nº 3.555/00.

A Presidência poderá se valer do Núcleo de Assessoramento Especial da Presidência para ancorar

suas decisões.

6.20 DA ADJUDICAÇÃO DO PROCEDIMENTO LICITATÓRIO

A Lei nº 8.666/93, em seu art. 38, VII, refere-se expressamente ao ato de adjudicação, como

procedimento vinculado ao processo de licitação, que antecede a homologação. Pela adjudicação é

que a Administração indica o licitante escolhido pelos diversos procedimentos do processo de

licitação. Dependendo do caso, a adjudicação será realizada pelo Pregoeiro ou pela Presidência,

devendo, em ambos, ser publicada no Diário da Justiça.

6.21 DA ANÁLISE DA REGULARIDADE DO PROCEDIMENTO LICITATÓRIO

Após a adjudicação, os autos serão analisados pela Divisão de Acompanhamento, Controle e

Avaliação (DACA) para verificação da regularidade da licitação, sob os aspectos da legalidade,

legitimidade, economicidade, razoabilidade, publicidade e eficiência.

6.22 DA HOMOLOGAÇÃO DA LICITAÇÃO

A homologação do processo de licitação representa a aceitação da proposta. A aceitação, como

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doutrina Sílvio Rodrigues (1979), consiste na formulação da vontade concordante e envolve adesão

integral à proposta recebida. A homologação vincula tanto a Administração como o licitante, com

vistas ao aperfeiçoamento do contrato.

A homologação, como ato posterior à adjudicação (art. 4º, XXII, da Lei nº 10.520/02), cabe à

Presidência.