Regulamenta a fase preparatória do processo licitatório das contratações de bens, serviços e obrasno âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Nortee dá outras providências.
PORTARIANº 1560, DE 15 DE DEZEMBRO DE 2023(*)
Regulamenta a fase preparatória do processo licitatório das contratações de bens, serviços e obrasno âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Nortee dá outras providências.
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE, no uso de suas atribuições legais,CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, que estabelece normas gerais de licitação e contratação para as Administrações Públicas do Estado brasileiro;
CONSIDERANDO a Resolução nº 347, de 13 de outubro de 2020, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que dispõe sobre a Política de Governança das Contratações Públicas no Poder Judiciário; CONSIDERANDO a Portaria nº 255, de 1º de fevereiro de 2023, que dispõe sobre a instituição de Comissão Intersetorial e Multidisciplinar para propor medidas destinadas à implementação da Lei nº 14.133, de 2021, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte; e
CONSIDERANDO o disposto no art. 18 da Lei nº 14.133, de 2021,
RESOLVE:
CAPÍTULO IDAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
SeçãoIDo Objeto e Âmbito de Aplicação
Art. 1ºFica regulamentada, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte, afase preparatória do processo licitatório das contratações de bens, serviços e obrasde que trata o art. 18da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021.
Parágrafo único. As contratações de soluções de tecnologia da informação e comunicação do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norteobservarão, no que couber, as disposições da Resolução nº 468, de 15 de julho de 2022, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ).
SeçãoII
Dos Princípios
Art. 2º Serão observados, na aplicação desta Portaria,os princípios da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da publicidade, da eficiência, do interesse público, da probidade administrativa, da igualdade, do planejamento, da transparência, da eficácia, da segregação de funções, da motivação, da vinculação ao edital, do julgamento objetivo, da segurança jurídica, da razoabilidade, da competitividade, da proporcionalidade, da celeridade, da economicidade, do desenvolvimento nacional sustentável e do formalismo moderado.
Parágrafo único. Devem ser observadas ainda as disposições do Decreto-Lei nº 4.657, de 4 de setembro de 1942.
CAPÍTULO IIDAS LICITAÇÕES
Art. 3º As licitações realizadas no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norteobservarão as fases previstas no art.17 da Lei nº 14.133, de 2021, e serão conduzidas, apartir da divulgação do edital,na plataforma de compras do Governo Federalatravés do link www.compras.gov.br.
Seção I
Da Fase Preparatória
Art. 4º A fase preparatória dos processos licitatórios do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norteserá composta pelas seguintes etapas:
I - formalização da demanda;
II - elaboração de estudo técnico preliminar, se for o caso;
III - gerenciamento de riscos, se for o caso;
IV - confecção de termo de referência ou projeto básico;
V - pesquisa mercadológica;
VI - elaboração da minuta de edital de licitação e, quando for o caso, da minuta de termo de contrato;
VII - parecer jurídico; e
VIII - autorização para publicação do edital da licitação. Parágrafo único. As contratações diretas de que trata o Capítulo VIII do Título II da Lei nº 14.133, de 2021, serão objeto de regulamentação específica. Art. 5º Nos processos licitatórios e nas contratações diretas realizadas pelo Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte será observado o princípio do planejamento, devendo compatibilizar-se com o Plano de Contratações Anual (PCA) e com as leis orçamentárias.
Art. 6º O PCA, objeto de regulamentação específica, será elaborado pelo órgão ou setor do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte responsável pelo planejamento das contratações a partir de documentos de formalização de demandas.
Subseção I
Da Formalização da Demanda
Art. 7º As demandas serão indicadas no Documento de Formalização da Demanda (DFD), por meio do qual as unidades demandantes descreverão a necessidade da contratação e formularão justificativa fundamentada quanto ao interesse público envolvido em seu atendimento.
§ 1º Em regra, nos termos do art. 12, VI, da Lei nº 14.133, de 2021, o DFD é o documento necessário para inclusão de demandas no PCA.
§ 2º Excepcionalmente, depois de publicado o PCA, o DFD poderá instruir submissão de demanda não prevista inicialmente, remetendo-se à unidade técnica que, após consignar a sua manifestação, enviará à Secretaria Geral, devendo, neste caso, atender aos requisitos do art. 8º desta Portaria, além de consignar, circunstanciadamente, os fatos supervenientes justificadores do pleito.
Art. 8º O DFD conterá:
I - indicação da unidade demandante;
II - descrição sucinta da demanda;
III - justificativa fundamentada da demanda;
IV - quantidade total estimada para o atendimento da demanda, quando possível;
V - valor unitário e total estimado, quando possível;
VI - grau de prioridade para o atendimento da demanda, com graduações de alto, médio e baixo; e
VII - assinatura do responsável pela unidade demandante.
§ 1º Quanto ao inciso VI do caput deste artigo, o grau de prioridade será considerado:
I - alto, quando o não atendimento da demanda paralisa ou inviabiliza a prestação do serviço;
II - médio, quando o não atendimento da demanda paralisa parcialmente ou degrada a prestação do serviço; e
III - baixo, quando o não atendimento da demanda não compromete a prestação do serviço.
§ 2º As unidades demandantes deverão encaminhar os DFDs à Secretaria Geral para análise, priorização e prosseguimento do pleito, observados o prazo e as condições estabelecidos em regulamento próprio.
Subseção II
Da Equipe de Planejamento
Art. 9º Após a autorização formal do DFD, elaborado nos termos do art. 8º desta Portaria, a autoridade máxima, ou a autoridade por ela indicada, designará equipe de planejamento da contratação nas seguintes hipóteses:
I - soluções de tecnologia da informação e comunicação;
II - serviços com regime de dedicação exclusiva de mão de obra;
III - obras e serviços de engenharia;
IV - soluções de segurança institucional;
V - bens e serviços de natureza técnica não definidos nos incisos anteriores; e em
VI - casos previstos em norma ou legislação específica, bem como quando houver determinação da autoridade máxima nesse sentido.
Art. 10. A equipe de planejamento da contratação formada com, no mínimo, três integrantes designados pela autoridade máxima, será composta por:
I - integrantes demandantes, quando necessário, em razão do objeto, assim considerados os servidores indicados pela unidade demandante, titulares e substitutos, responsáveis pelos requisitos funcionais da solução a ser contratada;
II - integrantes técnicos, assim considerados os servidores indicados pela unidade técnica, titulares e substitutos, responsáveis pelos aspectos técnicos da solução a ser contratada; e III - integrantes administrativos, assim considerados os servidores representantes da área administrativa do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte, titulares e substitutos, com a finalidade de prestar apoio e orientação aos demais integrantes da equipe.
§ 1º Os servidores indicados para compor a equipe de planejamento da contratação devem manifestar ciência de sua indicação e de suas atribuições antes de serem formalmente designados.
§ 2º A instituição de equipe de planejamento da contratação será dispensada nas hipóteses do art. 15 desta Portaria, salvo disposição diversa estabelecida em ato administrativo específico.
Subseção III
Do Estudo Técnico Preliminar
Art. 11. O estudo técnico preliminar (ETP) deverá evidenciar o problema a ser resolvido e sua melhor solução, de modo a permitir a avaliação da viabilidade técnica e econômica da contratação, e conterá os elementos previstos no art. 18, § 1º, da Lei nº 14.133, de 2021, respeitadas as ressalvas dos §§ 2º e 3º do mesmo artigo.
Parágrafo único. Em todos os casos, o ETP deve privilegiar a consecução dos objetivos de uma contratação mencionados no art. 11 da Lei nº 14.133, de 2021, em detrimento de modelagem de contratação centrada em exigências meramente formais.
Art. 12. A utilização da plataforma de Modelagem da Informação da Construção, conhecida como Building Information Modelling (BIM), de que trata o art. 19, § 3º, da Lei nº 14.133, de 2021, deverá ser avaliada nas licitações para contratação de novas construções. Art. 13. O valor estimado da contratação de que trata o art. 18, § 1º, VI, da Lei nº 14.133, de 2021, será elaborado pelo agente público encarregado da redação do ETP, com base em informações claras e objetivas, devidamente referenciadas. Parágrafo único. Quando da elaboração do termo de referência, o orçamento de que trata o caput deste artigo poderá ser empregado para o aperfeiçoamento dos valores obtidos na fase de pesquisa de mercado realizada nos termos do art. 23 da Lei nº 14.133, de 2021.
Art. 14. A critério da equipe de planejamento da contratação, os ETPs poderão ser produzidos no Sistema ETP Digital, que consiste em ferramenta informatizada integrante da plataforma do Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais (SIASG), disponibilizada pela Secretaria de Gestão da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia, para elaboração dessa espécie de documento.
Parágrafo único. No caso de adoção do Sistema ETP Digital, deverão ser observados, no que couber, os procedimentos estabelecidos na Instrução Normativa SEGES/ME nº 58, de 8 de agosto de 2022, ou ato normativo específico que venha a substituí-la.
Art. 15. A elaboração do ETP: I - será facultada: a) nas hipóteses do art. 75, I, II, VII e VIII, e do art. 90, § 7º, da Lei nº 14.133, de 2021; e b) nos casos das contratações fundadas no art. 74 da Lei nº 14.133, de 2021, sempre que os valores não ultrapassarem aqueles estabelecidos no art. 75, I e II, da mesma Lei, observada a natureza do objeto pretendido; e II - será dispensada na hipótese do art. 75, III, da Lei nº 14.133, de 2021, e nos casos de prorrogação de contratos de serviços e fornecimentos contínuos.
Parágrafo único. Para o efeito da elaboração do documento que trata o caput deste artigo, em regra, poderão ser utilizados os modelos disponíveis no sítio eletrônico do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte.
Art. 16. Nas contratações em que a solução for motivadamente enquadrada como inalterada, a unidade técnica poderá dispensar a elaboração de um novo estudo técnico preliminar, adotando para o caso aquele empregado na contratação imediatamente anterior, de idêntico objeto, devendo fazer juntada de cópia desse documento ao processo. Subseção IV Do Gerenciamento de Riscos
Art. 17. As contratações deverão se submeter a práticas contínuas e permanentes de gerenciamento de riscos, inclusive mediante adoção de recursos de tecnologia da informação, sujeitando-se às disposições contidas na Política de Controles Internos do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte. Art. 18. O gerenciamento de riscos é um processo que consiste nas seguintes etapas:
I - identificar os principais riscos que possam comprometer o sucesso dos processos de planejamento da contratação, seleção do fornecedor e gestão contratual, agrupando-os em função dos processos afetados;
II - realizar análise qualitativa dos riscos, identificando a probabilidade de ocorrência e o impacto esperado (dano potencial); e III - definir a resposta ao risco, registrando, caso a caso, se irá mitigá-lo, transferi-lo, eliminá-lo ou aceitá-lo. § 1º A análise qualitativa dos riscos identificados será realizada à luz das condições vigentes e dos recursos disponíveis, por meio de:
I - identificação da probabilidade de ocorrência, classificando-a como:
a) alta, quando houver forte expectativa de sua ocorrência;
b) média, quando a expectativa de sua ocorrência não for forte, mas não possa ser desprezada; e
c) baixa, quando não houver expectativa de sua ocorrência; e
II - identificação do impacto, classificando-o como:
a) alto, quando a ocorrência do risco inviabilizar a realização do processo;
b) médio, quando a ocorrência do risco, embora não inviabilize a realização do processo, cause atrasos significativos ou dificulte sua execução; e
c) baixo, quando a ocorrência do risco cause atrasos ou dificuldades pouco significativas à realização do processo.
§ 2º A responsabilidade pelo gerenciamento de riscos compete à equipe de planejamento da contratação.
Art. 19. O gerenciamento de riscos se materializa no documento mapa de riscos, conforme o modelo disponibilizado no sítio eletrônico do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte. § 1º O nível de detalhamento e de aprofundamento do gerenciamento dos riscos deve ser proporcional à complexidade, à relevância e ao valor do objeto da contratação.
§ 2º Nas contratações que envolvam objetos de baixo valor, como nas hipóteses do art. 75, I e II, da Lei nº 14.133, de 2021, ou de baixa complexidade, o gerenciamento dos riscos poderá ser dispensado mediante justificativa fundamentada que considerará os controles internos instituídos no âmbito de suas respectivas unidades.
Subseção V
Do Termo de Referência e do Projeto Básico
Art. 20. Os documentos necessários à contratação de bens, serviços ou obras, elaborados com base nos estudos técnicos preliminares, quando houver, deverão conter, do art. 6º da Lei nº 14.133, de 2021:
I - quanto ao termo de referência, os elementos previstos no inciso XXIII;
II - com referência ao anteprojeto, os elementos previstos no inciso XXIV; e
III - relativamente ao projeto básico, os elementos previstos no inciso XXV.
Parágrafo único. Para efeito de elaboração de documento tratado neste artigo, em regra, poderá ser utilizado modelo dentre os disponíveis no sítio eletrônico do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte. Art. 21. Os termos de referência poderão, a critério da equipe de planejamento da contratação, ser produzidos no Sistema TR Digital, que consiste em ferramenta informatizada integrante da plataforma do SIASG.
§ 1º No caso de adoção do Sistema TR Digital, deverão ser observados, no que couber, os procedimentos estabelecidos na Instrução Normativa SEGES/ME nº 81, de 25 de novembro de 2022, ou ato normativo específico que venha a substituí-la.
§ 2º A elaboração do termo de referência será dispensada nas contratações fundamentadas nas hipóteses do art. 74, III, f, e do art. 75, III, da Lei nº 14.133, de 2021, nas adesões a atas de registro de preços e nos casos de prorrogações dos contratos de serviços e fornecimentos contínuos, salvo para contratações de cursos fechados, onde tal documento será exigido.
§ 3º Nas eventuais adesões a atas de registro de preços, o estudo técnico preliminar deverá conter, dentre as informações que caracterizem a contratação, o quantitativo demandado e o local de entrega do bem ou da prestação do serviço.
Art. 22. Nas contratações de serviços continuados que não tratem de disponibilização de mão de obra exclusiva, o termo de referência deverá conter regra de reajustamento automático de preço, com data-base vinculada à data do orçamento estimado e com a possibilidade de ser estabelecido mais de um índice específico ou setorial, em conformidade com a realidade de mercado dos respectivos insumos, nos termos do art. 25, §§ 7º e 8º, I, da Lei nº 14.133, de 2021. Parágrafo único. Quando houver regime de dedicação exclusiva de mão de obra ou predominância de mão de obra, o critério de reajustamento será por repactuação, mediante demonstração analítica da variação dos custos.
Art. 23. Salvo exceção, devidamente justificada, o termo de referência deverá sugerir os nomes dos futuros fiscais do contrato, tanto os titulares quanto os substitutos.
Art. 24. O termo de referência conterá as regras para recebimento provisório e definitivo do objeto contratual, na forma do art. 140 da Lei nº 14.133, de 2021. § 1º Para compras e serviços em que, justificadamente, não haja viabilidade para recebimento provisório, serão disciplinadas no termo de referência apenas as regras relativas ao recebimento definitivo.
§ 2º Nos contratos de prestação de serviços ou fornecimento continuado, o recebimento definitivo será exarado mensalmente pelo fiscal para balizar o pagamento, com base nos recebimentos provisórios, quando houver.
Art. 25. Nos contratos de prestação de serviços e fornecimento continuado, os critérios de medição e de pagamento serão definidos no termo de referência, a critério da equipe de planejamento da contratação, em razão das características do objeto, podendo utilizar Instrumento de Medição de Resultado (IMR), na forma da Instrução Normativa SEGES/ME nº 5, de 26 de maio de 2017, ou outro instrumento substituto para aferição da qualidade da prestação dos serviços, devendo haver o redimensionamento no pagamento com base nos indicadores estabelecidos.
Subseção VI
Da Pesquisa Mercadológica
Art. 26. No âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte, enquanto não houver outra norma que regulamente inteiramente a matéria sobre a pesquisa mercadológica, serão adotadas as disposições da Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 7 de julho de 2021.
§ 1º Quando em consulta direta e formal com potenciais fornecedores, o prazo para obtenção de orçamento de preços deve ser compatível com a complexidade do objeto a ser contratado, não podendo ser inferior a 5 (cinco) nem superior a 20 (vinte) dias úteis. § 2º Considerada a dificuldade na obtenção de preços, a unidade demandante pode se utilizar de outras fontes de pesquisa, com a devida justificativa.
§ 3º Como último recurso para se obter 3 (três) preços válidos, pode-se utilizar preços de contratações celebradas pelo Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte com prazo de vigência expirado em até 180 (cento e oitenta) dias anteriores à data da pesquisa, desde que seus objetos contratuais sejam de mesma natureza do objeto da pretensa contratação, atualizando-os por meio da aplicação do mesmo índice previsto para reajuste dos preços.
§ 4º Na hipótese da não obtenção de, no mínimo, 3 (três) preços válidos para balizamento de uma média aritmética, a equipe técnica deverá justificar a inviabilidade de ampliação da pesquisa e o critério de definição do preço estimado, observando que:
I - preço válido é aquele cujo valor apresente alto grau de homogeneidade em relação à média, devendo, pois, enquadrar-se até o limite de 25% (vinte e cinco por cento) do coeficiente de variação, quando aplicável; e
II - coeficiente de variação é medida padronizada de dispersão, frequentemente expressa em porcentagem, definida como a razão do desvio padrão pela média, resultando, pois, no desvio padrão expresso como porcentagem média. § 5º Em caso de licitação cujo critério de julgamento seja percentual de desconto, deve ser realizada, para fins de estimativa, média simples dos percentuais encontrados na pesquisa.
Art. 27. Nos casos de contratação de obras e serviços de engenharia, a definição do valor estimado seguirá as diretrizes do art. 23, § 2º, da Lei nº 14.133, de 2021. Art. 28. A data da síntese do orçamento estimado será considerada como data-base do reajuste em sentido estrito, na forma do art. 25, § 7º, da Lei nº 14.133, de 2021. Parágrafo único. Ultrapassado o prazo de 90 (noventa) dias da data do orçamento estimado sem que tenha havido a divulgação do edital de licitação, o preço referencial deverá ser equalizado por meio de simples atualização com aplicação, pro rata, do mesmo índice previsto para reajuste dos preços na minuta do futuro contrato ou da coleta de novos orçamentos, gerando, com isso, novo termo a quo.
Art. 29. Na contratação direta por inexigibilidade de licitação em razão da inviabilidade de competição, os preços referenciais de mercado que darão suporte à pretensa demanda contratual devem ser obtidos com base em valores de contratações semelhantes de objetos de mesma natureza comercializados pela futura contratada.
§ 1º A unidade demandante deve anexar ao processo, a fim de comprovar que o valor ofertado pela empresa ou profissional é menor ou igual ao valor médio pesquisado:
I - documentos de contratações correlatas emitidos no período de até 1 (um) ano anterior à data da pesquisa; ou
II - tabelas de preços vigentes divulgadas pela futura contratada em sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, contendo data e hora de acesso.
§ 2º Caso a exclusividade do fornecedor seja comprovada por atestado, sua autenticidade deve ser certificada pela unidade demandante, devendo o documento ser anexado aos autos.
Art. 30. No que pertine à contratação direta por dispensa de licitação, deverá se observar:
I - a contratação direta por dispensa de licitação com base no art. 75, I e II, da Lei nº 14.133, de 2021, ocorrerá por meio de dispensa eletrônica, cuja pesquisa de preços observará o disposto na Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 2021;
II - caso a dispensa eletrônica reste fracassada ou deserta, a contratação ocorrerá por meio de dispensa por análise de proposta de fornecedores mediante a apresentação, pela unidade demandante de, no mínimo, 3 (três) propostas, situação na qual poderá ser utilizada proposta obtida na pesquisa de preços que serviu de base para o procedimento, observadas as exceções estabelecidas nesta Portaria; e
III - as contratações diretas por dispensa de licitação de que trata o inciso I deste artigo poderão, excepcionalmente, ser processadas por meio de análise de propostas de fornecedores, mediante justificativa da unidade demandante, que deverá acostar aos autos, no mínimo, 3 (três) propostas, observando-se, quanto à realização da pesquisa de preços, o disposto na Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 2021, e as exceções estabelecidas nesta Portaria, objetivando identificar aquela que se apresente mais vantajosa para a Administração.
Art. 31. A vantagem econômica para a prorrogação de contrato de serviços terceirizados de natureza continuada com dedicação exclusiva de mão de obra considera-se assegurada, dispensando a realização de pesquisa de preços, caso se encontrem previstos em seu instrumento contratual:
I - reajuste dos preços dos itens envolvendo a folha de salários com base em convenção ou acordo coletivo de trabalho, sentença normativa ou lei; e
II - índice de reajuste dos insumos da contratação.
Art. 32. No contrato de serviços continuados sem dedicação exclusiva de mão de obra, a prorrogação de sua vigência deve ser, obrigatoriamente, precedida de pesquisa de preços, podendo esta ser facultada quando se presumir a vantagem econômica na manutenção da contratação, caso haja manifestação técnica motivada, mediante despacho fundamentado exarado pela unidade demandante em que, em função da natureza do objeto contratual, verifique-se que a variação dos preços contratados acompanha a variação do índice de reajuste contratualmente estabelecido.
Art. 33. A síntese da pesquisa mercadológica deverá ser acompanhada por um relatório elaborado pela unidade demandante, do qual, observadas as exceções estabelecidas nesta Portaria, haverá de constar, no mínimo:
I - se constam no processo, no mínimo, 3 (três) preços válidos;
II - se a pesquisa de preços se baseou em fontes de consulta variadas;
III - se a pesquisa corresponde ao objeto definido para contratação; e
IV - se a pesquisa apresentada está de acordo com a metodologia descrita nesta Portaria, em especial ao que se refere às disposições do art. 5º, § 1º, da Instrução Normativa SEGES/ME nº 65, de 2021. CAPÍTULO II DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 34. As disposições desta Portaria poderão ser atualizadas em razão da aplicação, na prática, de suas determinações, em respeito aos conceitos relacionados ao ciclo de melhoria contínua e nos casos de atualizações legais.
Art. 35. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação. Publique-se. Cumpra-se.
Desembargador AMÍLCAR MAIA
Presidente
(*) Republicação da Portaria nº 1560, de 15 de dezembro de 2023, por ter constado incorreção, quanto à original, na Edição 250, do Diário da Justiça eletrônico, disponibilizada em 15/12/2023.