Dispõe sobe a classificação e avaliação para guarda ou eliminação de documentos e processos administrativos, no âmbito do Tribunal de Justiça do Rio Grande do Norte.
PORTARIA Nº 943, DE 18 DE JULHO DE 2024
Dispõe sobe a classificação e avaliação para guarda ou eliminação de documentos e processos administrativos, no âmbito do Tribunal de Justiça do Rio Grande do Norte.
O PRESIDENTE DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE, no uso de suas atribuições legais e regimentais,
CONSIDERANDO que a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, ao estabelecer a política nacional de arquivos públicos e privados, determina ser dever do Poder Público promover a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;
CONSIDERANDO a Resolução nº 324, de 30 de junho de 2020, editada pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que institui diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname);
CONSIDERANDO o disposto na Resolução nº 31, de 28 de abril de 2010, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes, bem como na Resolução nº 48, de 10 de novembro de 2021, também do CONARQ, que estabelece diretrizes e orientações aos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) quanto aos procedimentos técnicos a serem observados no processo de digitalização de documentos públicos ou privados;
CONSIDERANDO a Resolução nº 20, de 11 de julho de 2018, do TJRN, que institui o Programa de Gestão Documental do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte; e
CONSIDERANDO a necessidade de otimização de espaços físicos do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte e de redução do gasto público para a guarda e manutenção do acervo arquivístico;
RESOLVE:
Art. 1º Autorizar a classificação e avaliação dos documentos e processos administrativos, no âmbito do Tribunal de Justiça, que se encontram arquivados fisicamente, com vistas a estabelecer prazos para guarda ou, se for o caso, eliminação destes documentos, na forma da Resolução nº 20/2018 – TJRN e da Resolução nº 17/2024 – TJRN.
Parágrafo único. Os documentos e processos administrativos com avaliação de guarda longa ou permanente devem ser digitalizados e disponibilizados em mídia digital para consulta dos órgãos do Tribunal de Justiça, sem prejuízo da preservação e conservação destes documentos fisicamente.
Art. 2º Não há necessidade de digitalização, antes da eliminação, dos documentos com prazo de guarda expirado, os com guarda igual ou superior a 30 anos (guarda longa) ou daqueles em arquivo intermediário que não sejam de valor permanente (art. 14 da Resolução 20/2018-TJRN).
Art. 3º O Comitê Permanente de Avaliação e Gestão Documental – CPAGED deve apresentar, em até trinta (30) dias da publicacão deste expediente, plano de trabalho para o cumprimento no disposto do art. 1º, bem como supervisionar os trabalhos a serem desenvolvidos.
Art. 4º Cabe à Comissão Permanente de Preservação e Eliminação de Documentos Judiciais e Administrativos – CPPED acompanhar e adotar os critérios e procedimentos de avaliação dos documentos a serem preservados ou eliminados, bem como analisar e aprovar os possíveis editais de eliminação de documentos em razão deste expediente.
Art. 5º Fica instituído Grupo de Trabalho para gerenciar e executar as atividades de classificação e avaliação dos documentos e processos administrativos, no âmbito do Tribunal de Justiça, que se encontram arquivados fisicamente, com vistas a estabelecer prazos para guarda ou, se for o caso, eliminação destes documentos, na forma da Resolução nº 20/2018 – TJRN e da Resolução nº 17/2024 – TJRN.
Parágrafo único. As atividades do Grupo de Trabalho, estabelecidas nesta Portaria, não se confundem com as atribuições do Núcleo Permanente de Avaliação Documental e Memória (NUGEDID), do Comitê Permanente de Avaliação e Gestão Documental (CPAGED) e da Comissão Permanente de Preservação e Eliminação de Documentos Judiciais e Administrativos (CPPED), previstas na Resolução 20/2018 – TJRN.
Art. 6º Ficam designados os seguintes servidores para integrarem o Grupo de Trabalho instituído por esta Portaria:
I – Raphael José de Vasconcelos Uchoa – Secretário da Administração;
II – Walteíze Gomes Barbosa – Secretária Judiciária;
III - Francisco Ribeiro de Faria – Servidor;
IV - Leila Cristina Vilela Avelino – Servidora
Parágrafo único. Cabe ao servidor Francisco Ribeiro de Faria gerenciar e viabilizar a execução das atividades do Grupo de Trabalho.
Art. 7º O Grupo de Trabalho contará com a equipe de servidores terceirizados, estagiários de pós-graduação e de nível médio, e com o espaço físico do Programa de Digitalização deste Tribunal.
Art. 8º. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
PUBLIQUE-SE.CUMPRA-SE
Desembargador AMÍLCAR MAIA
Presidente