Resolução Nº 36, de 16 de outubro de 2023

RESOLUÇÃO Nº 36, DE 16 DE OUTUBRO DE 2023

Dispõe sobre a seleção e a eliminação antecipada de processos judiciais digitalizados e dá outras providências.  

O TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE (TJRN), no uso de suas atribuições legais e regimentais, e tendo em vista o que foi deliberado na Sessão Plenária de 11 de outubro do ano em curso,

CONSIDERANDO que cabe à Administração Pública a gestão da documentação governamental, bem como a adoção de providências para franquear sua consulta a todos quantos dela necessitem, nos termos do art. 216, § 2º, da Constituição Federal;

CONSIDERANDO que a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, ao estabelecer a política nacional de arquivos públicos e privados, determina ser dever do Poder Público promover a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

CONSIDERANDO que a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, estabelece a obrigação de o Estado garantir o direito de acesso à informação, que será franqueada mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão;

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, que disciplina a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, bem como na Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019;

CONSIDERANDO o teor do Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, que, ao regulamentar dispositivo da Lei nº 13.874, de 2019, disciplina os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, de modo que os documentos digitais produzam os mesmos efeitos legais dos originais;

CONSIDERANDO a Resolução nº 324, de 30 de junho de 2020, editada pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que institui diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname);

CONSIDERANDO o disposto na Resolução nº 31, de 28 de abril de 2010, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes, bem como na Resolução nº 48, de 10 de novembro de 2021, também do CONARQ, que estabelece diretrizes e orientações aos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) quanto aos procedimentos técnicos a serem observados no processo de digitalização de documentos públicos ou privados;

CONSIDERANDO a Resolução nº 469, de 31 de agosto de 2022, do CNJ, que estabelece diretrizes e normas sobre a digitalização de documentos judiciais e administrativos e de gestão de documentos digitalizados do Poder Judiciário;

CONSIDERANDO a Resolução nº 20, de 11 de julho de 2018, do TJRN, que institui o Programa de Gestão Documental do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte;

CONSIDERANDO a necessidade de assegurar a autenticidade, a integridade, a segurança, a preservação e o acesso em longo prazo dos documentos e processos em face das ameaças de degradação física e de rápida obsolescência tecnológica de hardware, software e formatos;

CONSIDERANDO a necessidade de fomentar as atividades de preservação, pesquisa e divulgação da história do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte e das informações de caráter histórico contidas nos acervos judiciais;

CONSIDERANDO a necessidade de otimização de espaços físicos do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte e de redução do gasto público para a guarda e manutenção do acervo arquivístico; e

CONSIDERANDO o que consta no Processo Administrativo SIGAJUS nº 04101.062808/2023-86,

RESOLVE:

Art. 1º  Fica autorizada a eliminação ou a guarda permanente, quando for o caso, dos processos judiciais digitalizados e inseridos no Sistema Processo Judicial Eletrônico (PJe), na forma desta Resolução.

Art. 2º  Para fins desta Resolução, consideram-se os seguintes conceitos:

I - digitalização: conversão da fiel imagem de um documento físico para código digital;

II - documento digital: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser nato-digital ou digitalizado;

III - documento digitalizado: representante digital resultante do procedimento de digitalização do documento físico associado aos seus metadados;

IV - documento nato-digital: aquele criado originariamente em meio eletrônico;

V - metadado: dado estruturado que permite classificar, descrever e gerenciar documentos e processos;

VI - seleção: separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade e em outros instrumentos de gestão documental; e

VII - seleção antecipada: separação, após a digitalização, dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, em caráter excepcional, com o propósito de promover o descarte desses em momento anterior ao cumprimento da temporalidade originalmente prescrita.

Art. 3º  Cabe ao Núcleo Permanente de Avaliação Documental e Memória (NUGEDID) elaborar os editais de eliminação e ao Comitê Permanente de Avaliação e Gestão Documental (CPAGED) analisá-los e aprová-los.

Parágrafo único.  À Comissão Permanente de Preservação e Eliminação de Documentos Judiciais e Administrativos (CPPED) é assegurada a participação nas atribuições previstas no caput deste artigo.

Art. 4º  O documento cuja digitalização seja tecnicamente inviável devido ao grande volume, tamanho, formato ou por ilegibilidade, deverá permanecer na secretaria da unidade processante, com o registro cabível em certidão padronizada inserida no processo eletrônico, garantindo-se amplo acesso ao seu conteúdo.

Art. 5º  Para a seleção antecipada são dispensadas a guarda física e a aplicação do plano amostral previstas na Resolução nº 20, de 11 de ulho de 2018, do Tribunal de Justiça do Estado do Rio Grande do Norte (TJRN).

Art. 6º  São vedadas a seleção antecipada e a eliminação nas seguintes hipóteses:

I - processos de guarda permanente, de acordo com as situações previstas no art. 30 da Resolução nº 324, de 30 de junho de 2020, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), e na Resolução nº 20, de 2018, do TJRN;

II - inquéritos policiais, demandas de matéria criminal e habeas corpus, que seguirão a temporalidade e a destinação dos autos digitalizados; e

III - processos judiciais em que não haja necessidade de tramitação, digitalizados em conformidade com o art. 11, II, da Resolução nº 469, de 31 de agosto de 2022, do CNJ.

Art. 7º  A seleção e a eliminação antecipada dos processos judiciais digitalizados só poderão ocorrer após um ano da digitalização e inserção do feito no PJe, abrangendo apenas aqueles que já tenham transitado em julgado.

§ 1º No caso de autos da Classe 1116 da TPU (Execução Fiscal), a eliminação antecipada de que trata o caput deste artigo observará somente o implemento de um ano da respectiva digitalização e da inserção do feito no PJe. (Nova redação dada pela Resolução nº 3/2024)

§ 2º O termo de migração constante dos autos digitalizados equivale à certificação de conformidade dos autos digitais com aqueles físicos, prevista no art. 19, I, da Resolução nº 469, de 2022, do CNJ.” (Nova redação dada pela Resolução nº 3/2024)

Art. 8º  A eliminação do processo físico digitalizado correspondente deve ficar registrada no processo judicial em tramitação no PJe.

Parágrafo único.  Caberá à Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (SETIC) adotar as providências necessárias no sistema PJe para o cumprimento do disposto no caput deste artigo.

Art. 9º  A seleção antecipada e a eliminação dos processos judiciais digitalizados deverão observar o seguinte:

I - supervisão dos procedimentos pelo CPAGED;

II - elaboração de edital de eliminação de documentos, cujo extrato será publicado no Diário da Justiça Eletrônico e o inteiro teor no respectivo sítio eletrônico;

III - abertura do prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para a manifestação das partes interessadas, que poderão formular requerimento para obtenção dos originais digitalizados e destinados ao descarte, às suas expensas;

IV - acompanhamento dos procedimentos do descarte por servidor do NUGEDID designado pela Presidência deste Tribunal;

V - observância de critérios de sustentabilidade social, ambiental e econômica;

VI - fragmentação manual ou mecânica, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida; e

VII - reciclagem do material.

Art. 10.  A Presidência designará a equipe responsável pela execução das atividades previstas nesta Resolução.

Art. 11.  A Secretaria de Comunicação Social (SECOMS) promoverá a ampla divulgação do teor desta Resolução.

Art. 12.  Os casos omissos decorrentes da aplicação desta Resolução serão resolvidos pela Presidência.

Art. 13.  Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Des. Amílcar Maia
Presidente

Des. Amaury Moura Sobrinho
Des. Cláudio Santos
Des. Expedito Ferreira de Souza
Des. João Rebouças
Des. Vivaldo Pinheiro
Des. Saraiva Sobrinho
Des. Dilermando Mota
Des. Ibanez Monteiro
Des. Glauber Rêgo
Des. Gilson Barbosa
Des. Cornélio Alves
Desª. Lourdes Azevêdo
Juíza Convocada Berenice Capuxú