Regulamenta a concessão, aplicação e prestação de contas da despesa pública realizada por suprimento de fundos no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte e dá outras providências.
RESOLUÇÃO Nº 12, DE 26 DE FEVEREIRO DE 2025
Regulamenta a concessão, aplicação e prestação de contas da despesa pública realizada por suprimento de fundos no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte e dá outras providências.
O TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE, no uso de sua competência definida no art. 96, I, a, da Constituição Federal, e tendo em vista o que foi deliberado na Sessão Plenária desta data,
CONSIDERANDO a previsão para a realização de despesas públicas mediante regime de adiantamento nos termos dos arts. 68 e 69 da Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964;
CONSIDERANDO que o § 2º do art. 95 da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, define o valor para pequenas compras e prestação de serviços de pronto pagamento;
CONSIDERANDO que a Lei Estadual nº 4.041, de 17 de dezembro de 1971, estabelece normas gerais sobre o regime de adiantamento no âmbito do Estado do Rio Grande do Norte, aplicável, destacadamente, a despesas tipificadas nos incisos I e XX do seu art. 55;
CONSIDERANDO o estabelecido no art. 13 da Resolução nº 28, de 15 de dezembro de 2020, do Tribunal de Contas do Estado do Rio Grande do Norte (TCE/RN); e
CONSIDERANDO a necessidade e a conveniência de disciplinar a concessão, aplicação e prestação de contas da despesa pública realizada a título de suprimento de fundos, por meio do cartão corporativo, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte (PJRN),
RESOLVE:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1º A concessão, a aplicação e a prestação de contas da despesa pública realizada por suprimento de fundos no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte observarão o disposto nesta Resolução.
Art. 2º Para os efeitos desta Resolução, são adotadas as seguintes definições:
I - Cartão corporativo: cartão magnético ou virtual para uso exclusivo do suprido (portador) na forma disciplinada nesta Resolução, no ato de concessão de suprimento de fundos e nas demais normas pertinentes;
II - Portador: servidor autorizado pelo ordenador de despesas a fazer uso do cartão corporativo do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte;
III - Gerenciador: servidor designado pelo ordenador de despesas para realizar a administração do cartão corporativo do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte em sistema a ser disponibilizado pela Instituição Financeira, mediante portaria, onde constem suas atribuições, suas responsabilidades e seus limites;
IV - Suprido: servidor destinatário de numerário concedido a título de adiantamento, o qual se obriga à regular aplicação dos recursos recebidos e à tempestiva prestação de contas destes;
V - Autoridade requisitante: autoridade titular da unidade beneficiária de suprimento de fundos, a quem compete solicitar adiantamentos em nome de suprido;
VI - Despesas extraordinárias: qualquer dispêndio que não esteja relacionado à rotina do órgão, que surge de forma eventual, sem previsão inicial no orçamento;
VII - Despesas urgentes: aquelas que não possam aguardar o tempo necessário para o ciclo normal de um dispêndio (licitação, inexigibilidade, dispensa), seja pelo seu caráter anormal, ou pela pronta resposta a ser dada para satisfazer uma necessidade pública; e
VIII - Despesas essenciais: aquelas imprescindíveis, fundamentais e indispensáveis ao exercício da prestação jurisdicional.
CAPÍTULO II
DO SUPRIMENTO DE FUNDOS
Art. 3º No âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte, o ordenador de despesas poderá, excepcionalmente, precedido de empenho na dotação própria, conceder suprimento de fundos a servidor, com a finalidade de realizar despesas que não possam se subordinar ao regime ordinário ou comum de aplicação, nos seguintes casos:
I - para pagamento de despesas extraordinárias, urgentes e/ou essenciais, ou de despesas que tenham que ser efetuadas em lugar distante do órgão pagador, desde que demonstrada a inviabilidade de sua realização pelo processo normal de execução da despesa pública; e
II - para os casos de despesas miúdas e de pronto pagamento, assim entendidas aquelas cujo valor não ultrapassar o limite estabelecido no caput do art. 5º desta Resolução.
§ 1º Em casos excepcionais e devidamente justificados, por meio de processo administrativo específico, o ordenador de despesas poderá autorizar a concessão de suprimento de fundos para a aquisição de material permanente de pequeno vulto, desde que observado como limite máximo o percentual de 50% (cinquenta por cento) do valor constante do § 2º do art. 95 da Lei nº 14.133, de 2021, atualizado nos termos do art. 182 da citada lei.
§ 2º No caso do inciso II deste artigo, a autorização do uso do suprimento de fundos para a aquisição de material e a prestação de serviços de terceiros, pessoa física ou jurídica, fica condicionada a prévia consulta acerca de sua disponibilidade, junto ao Setor de Almoxarifado e/ou às unidades responsáveis para acompanhamento da execução dos contratos de suas competências, nos termos do Anexo VIII desta Resolução, tornando-se necessária a observância, além do atendimento ao interesse público, de uma das seguintes hipóteses:
I - inexistência no Setor de Almoxarifado, temporária ou eventual, do material a adquirir, quando essencial ao andamento das atividades;
II - impossibilidade, inconveniência ou inadequação econômica de estocagem do material; ou
III - inexistência de cobertura contratual para fornecimento do bem.
§ 3º Em caráter excepcional, devidamente justificado pela autoridade requisitante, mesmo diante da existência de determinado bem no Setor de Almoxarifado ou de cobertura contratual para seu fornecimento, far-se-á admissível a sua aquisição por meio do suprimento de fundos, desde que observados os ditames do art. 5º desta Resolução, bem como comprovada a maior vantagem para o Poder Judiciário em adotar tal modo de execução da despesa pública, notadamente, em razão dos custos resultantes do seu transportamento para o local onde se situa a unidade beneficiária.
Art. 4º A concessão de suprimento de fundos de que trata o art. 3º desta Resolução deverá observar como limite máximo o valor a que se refere o § 2º do art. 95 da Lei nº 14.133, de 2021, atualizado nos termos do art. 182 da citada lei.
Parágrafo único. As concessões de suprimento de fundos restringir-se-ão às unidades e aos limites definidos no Anexo I desta Resolução, podendo este ser alterado, por meio de portaria, sempre que julgado conveniente e desde que observado o disposto no caput deste artigo.
Art. 5º Fica estabelecido como limite máximo para cada despesa miúda o percentual de 20% (vinte por cento) do valor constante do § 2º do art. 95 da Lei nº 14.133, de 2021, atualizado nos termos do art. 182 da citada lei.
§ 1° É vedado o fracionamento da despesa ou do documento comprobatório (nota fiscal/fatura/recibo/cupom fiscal) para adequação ao limite estabelecido no caput deste artigo.
§ 2° Diante de situação de extrema excepcionalidade, a critério do ordenador de despesas, desde que caracterizada a necessidade em despacho fundamentado, poderá ser realizada despesa de valor superior ao previsto no caput deste artigo, observado, no entanto, como limite máximo o estabelecido para Concessão, nos termos do Anexo I desta Resolução.
Art. 6º É vedada a concessão de suprimento de fundos para realização de despesas que, por sua natureza, são passíveis de planejamento em razão de sua previsibilidade, devendo se submeter aos procedimentos normais de aplicação consonante com a legislação em vigor.
Art. 7º Não se concederá suprimento de fundos com prazo de aplicação posterior ao do exercício financeiro correspondente ao ato concessivo.
Art. 8º Não poderá ser concedido suprimento de fundos a servidor:
I - que já seja responsável por 2 (dois) suprimentos, cuja baixa de responsabilidade de um deles esteja pendente;
II - que, dentro de 30 (trinta) dias, deixar de atender a notificação para regularizar a prestação de contas;
III - que não esteja no efetivo exercício de cargo público, no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte, ou que se encontre afastado de suas funções por motivo de férias ou licença;
IV - que esteja na função de ordenador de despesas;
V - ocupante de cargo de secretário, ou de cargo que o substitua;
VI - ocupante exclusivamente de cargo público de provimento em comissão, salvo motivo de força maior, devidamente justificado;
VII - cedido de outro órgão público, salvo nos casos devidamente justificados e autorizados expressamente pelo ordenador de despesas;
VIII - detentor de cargo de nível básico, salvo por motivo de força maior, devidamente justificado;
IX - temporário;
X - que esteja na função de gerenciador;
XI - lotado no Setor de Almoxarifado ou no Setor de Patrimônio;
XII - responsável por analisar prestações de contas relativas a suprimentos de fundos;
XIII - que esteja respondendo a procedimento administrativo disciplinar;
XIV - declarado em alcance, o que se caracteriza pela não prestação de contas no prazo estabelecido ou pela desaprovação das contas com imputação de débito, devendo o fato ser formalizado em ato próprio, para fins de registro e controle pela autoridade competente;
XV - que não tenha sido previamente capacitado acerca da operacionalização do suprimento de fundos, ou que se recuse a participar de evento voltado para atualizações de tal tema, quando considerado de participação obrigatória;
XVI - que manifeste interesse em requerer a aposentadoria dentro do prazo de 90 (noventa) dias; e
XVII - que não atenda, por 2 (duas) vezes, aos prazos de notificação expedidos pela Secretaria de Auditoria Interna (SAI).
§ 1º Não será concedido suprimento de fundos a membros do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte, que compreendem desembargadores e magistrados.
§ 2º O suprido deverá prestar contas do suprimento de fundos em aberto antes de entrar em gozo de férias ou de licenças.
§ 3º O suprido ocupante de cargo exclusivamente em comissão, quando de sua exoneração, deverá, obrigatoriamente, prestar contas de suprimento de fundos que se ache em aberto, sem prejuízo da apuração de sua responsabilidade.
§ 4º O servidor público cedido designado para ser suprido, antes do seu retorno ao órgão de origem, deverá, obrigatoriamente, prestar contas de suprimento de fundos que se ache em aberto, sem prejuízo da apuração de sua responsabilidade.
CAPÍTULO III
DA UTILIZAÇÃO DO CARTÃO CORPORATIVO DO PODER JUDICIÁRIO
Art. 9º A emissão do cartão corporativo do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte será objeto de contrato entre o Tribunal de Justiça do Estado do Rio Grande do Norte (TJRN) e a instituição financeira contratada para a prestação de serviços bancários.
§ 1º A emissão do cartão corporativo em nome de determinado servidor do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte fica condicionada à prévia solicitação pelo titular de qualquer das unidades beneficiárias com suprimento de fundos listadas no Anexo I desta Resolução.
§ 2º Para fins de operacionalização do disposto no § 1º deste artigo, deverá ser enviado à Secretaria de Orçamento e Finanças (SOF) o termo de designação de suprido, contendo declaração de ciência acerca das espécies de impedimentos para recebimento de adiantamento, devidamente assinada pela pessoa efetivamente nominada, o que será exarado em conformidade com o Anexo II desta Resolução.
Art. 10. O suprimento de fundos concedido mediante utilização de cartão corporativo será efetivado por meio do uso de cartão magnético ou virtual, que será utilizado exclusivamente nas situações elencadas no art. 3º desta Resolução.
Art. 11. O ordenador de despesas definirá, para fins de registro junto à instituição financeira respectiva, o limite de utilização total de numerário para o exercício por parte da unidade gestora, o limite da concessão de suprimento de fundos a cada um dos supridos/portadores do cartão corporativo por ele autorizado nos termos do Anexo I desta Resolução, bem como a natureza dos gastos permitidos.
Parágrafo único. Em caso de alteração dos limites mencionados no caput deste artigo, o ordenador de despesas deverá comunicá-la imediatamente à respectiva instituição financeira.
Art. 12. A guarda, o uso e a prestação de contas do cartão corporativo são de responsabilidade do portador.
Parágrafo único. Nos casos de perda, roubo, furto ou extravio de cartões corporativos do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte, o suprido deve comunicar o ocorrido imediatamente à central de cartões do Banco do Brasil, registrar boletim de ocorrência (BO) online, bem como informar ao Gerenciador, sob pena de responsabilidade pelo uso indevido do cartão.
Art. 13. Na ocorrência de demissão, de exoneração do cargo ou de impedimento permanente do servidor/suprido, bem como nas hipóteses de expiração de validade ou substituição do cartão corporativo do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte, o portador deverá inutilizá-lo, quebrando-o ao meio, e devolvê-lo ao Gerenciador.
Parágrafo único. Diante das hipóteses de expiração de validade ou de substituição, competirá ao portador acionar com antecedência o Gerenciador no sentido de que seja solicitada à instituição financeira a confecção de um novo cartão corporativo.
Art. 14. O portador que usar o cartão corporativo para fins não autorizados deverá efetuar o ressarcimento dos respectivos valores até a data limite para a prestação de contas, sem prejuízo das sanções administrativas cabíveis.
Parágrafo único. O portador que não efetuar o ressarcimento de que trata o caput deste artigo no prazo estipulado sujeitar-se-á à tomada de contas especial, sem prejuízo da apuração da sua responsabilidade civil e criminal, na forma da lei.
CAPÍTULO IV
DO PROCESSO DE CONCESSÃO DE ADIANTAMENTO DE NUMERÁRIO PARA O EXERCÍCIO
Art. 15. No início de cada exercício financeiro, a SOF solicitará ao ordenador de despesas, por meio de processo administrativo eletrônico, a concessão de adiantamento de numerário para o ano, a ser utilizado a título de suprimento de fundos, cujo valor global tomará por base as quantias executadas nos exercícios anteriores.
§ 1º No processo de concessão deverão constar os valores previamente estimados para o período, conforme a classificação da despesa, e a indicação do Gerenciador e de seu suplente, bem como a lista sugestiva dos supridos de cada unidade beneficiária que deterão cartão corporativo no exercício, apresentados conforme Anexo II desta Resolução, além do fluxograma do procedimento.
§ 2º Serão anexados ao processo de concessão cópias da presente Resolução e do contrato firmado entre o Tribunal de Justiça do Estado do Rio Grande do Norte e a instituição financeira contratada para a prestação de serviços bancários.
§ 3º Anualmente, até o dia 31 de janeiro, os titulares das unidades beneficiárias listadas no Anexo I desta Resolução deverão informar ao Gerenciador o nome de cada servidor que atuará na condição de suprido ao longo do respectivo exercício financeiro.
Art. 16. Ao ordenador de despesas caberá autorizar o prosseguimento da instrução processual.
§ 1º O ordenador de despesas determinará à SOF que registre nos autos o atesto da existência de saldo orçamentário.
§ 2º A SOF emitirá o pré-empenho a fim de confirmar a existência de saldo orçamentário específico e suficiente para fazer face ao adiantamento de numerário para o ano, a ser utilizado a título de suprimento de fundos, juntando-se, para tanto, o documento comprobatório.
Art. 17. Será publicada pelo ordenador de despesas portaria designando o Gerenciador e seu suplente, bem como os servidores que desempenharão a função de suprido, portadores do cartão corporativo do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte, para o ano corrente.
Parágrafo único. A designação dos servidores referidos no caput deste artigo deverá recair, preferencialmente, em servidor ocupante de cargo efetivo que demonstre capacidade técnica, probidade e zelo para o desempenho da função.
Art. 18. O ordenador de despesas emitirá ato concessivo de adiantamento de numerário anual, autorizando a efetivação pelas unidades competentes da SOF do empenho, da liquidação e do pagamento dos valores a serem destinados à conta bancária específica do cartão corporativo, os quais serão administrados pelo Gerenciador, com a finalidade de possibilitar que esses recursos sejam aplicados sob a forma de suprimento de fundos no decorrer do exercício.
Parágrafo único. Cumpridas as providências elencadas no caput deste artigo, os autos deverão ser entregues ao Gerenciador, ao qual competirá comprovar a efetivação do depósito dos recursos financeiros na referida conta bancária específica.
Art. 19. Será juntada aos autos a declaração do ordenador de despesas, a qual atesta que a despesa pública tem adequação orçamentária e financeira com a Lei Orçamentária para o exercício e compatibilidade com o Plano Plurianual (PPA) e a Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO) do Estado do Rio Grande do Norte.
Art. 20. O processo de concessão de adiantamento de numerário para o exercício ficará sob a guarda e o acompanhamento processual do Gerenciador, o qual, necessariamente, a ele fará a juntada de demonstrativo de concessão de suprimento de fundos relativamente a cada processo individual.
Art. 21. Com o fim do exercício financeiro, o Gerenciador promoverá o encerramento dos saldos dos cartões corporativos e encaminhará a informação ao Departamento de Contabilidade e Finanças, vinculado à SOF, para que efetue a devolução do recurso não utilizado da conta bancária relativa a suprimento de fundos.
CAPÍTULO V
DO PROCESSO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS
Seção I
Da Concessão
Art. 22. No âmbito da unidade interessada no adiantamento, competirá à autoridade requisitante solicitar ao ordenador de despesas a concessão de suprimento de fundos por meio do Anexo III desta Resolução, que conterá, necessariamente:
I - as justificativas fáticas e jurídicas do pedido quanto à excepcionalidade da despesa;
II - a clara especificação do objetivo da solicitação;
III - a fundamentação legal em que se baseia o pedido;
IV - a classificação da despesa;
V - o valor;
VI - o prazo para aplicação; e
VII - o nome completo, o cargo e a matrícula do suprido responsável pela aplicação dos recursos.
Art. 23. À autoridade requisitante competirá proceder à abertura do processo administrativo eletrônico por onde se processará a operacionalização do adiantamento objeto de solicitação, momento no qual fará a juntada aos seus autos do documento a que se refere o caput do artigo anterior, devidamente assinado, assim como do termo de designação do suprido responsável, que haja sido exarado em conformidade com o Anexo II desta Resolução.
§ 1º Após seu protocolamento, o processo deverá ser encaminhado à Secretaria de Auditoria Interna (SAI) para averiguar a existência de óbices à concessão do suprimento de fundos em nome do suprido designado para recebê-lo, devendo a referida unidade administrativa, em seguida, manifestar-se a esse respeito, nos termos do Anexo IV desta Resolução, fazendo a devida juntada deste aos autos.
§ 2º Havendo parecer contrário à concessão do suprimento de fundos, os autos serão submetidos à apreciação do ordenador de despesas para indeferimento do pedido, determinando a remessa do processo à unidade requisitante para ciência e arquivamento.
§ 3º Diante da inexistência de óbice à concessão de suprimento a favor do suprido efetivamente designado, os autos deverão ser encaminhados à SOF.
Art. 24. Compete à SOF informar acerca da disponibilidade de recursos orçamentários e financeiros para fazer face ao suprimento de fundos, objeto do processo em tramitação, conforme o Anexo V desta Resolução.
§ 1º Exarado o documento de que trata o caput deste artigo, a SOF deverá juntá-lo aos autos, encaminhando-os, em seguida, ao ordenador de despesas:
I - para a devida autorização da concessão do suprimento de fundos solicitado, se declarada a existência de disponibilidade orçamentário-financeira para tanto; ou
II - para fins de indeferimento do pleito, se verificada a inexistência de disponibilidade orçamentária para fazer face ao adiantamento requerido, devendo, em seguida, serem remetidos os autos à Unidade Requisitante para que se proceda ao arquivamento do processo.
§ 2º O ordenador de despesas, caso entenda pertinente, solicitará à Presidência que seja autorizada a realização de reforço de empenho para o elemento de despesas em questão em valor suficientemente estimado para os atendimentos a suprimentos de fundos que ainda venham a ser demandados no respectivo exercício financeiro.
Art. 25. Do ato de concessão do suprimento de fundos, expedido pelo ordenador de despesas, deverão constar:
I - a data da concessão;
II - a finalidade da concessão do suprimento de fundos;
III - a classificação da despesa;
IV - o nome completo, o cargo/função e a matrícula do suprido;
V - o valor do suprimento de fundos;
VI - o prazo para aplicação; e
VII - o prazo de prestação de contas.
Parágrafo único. Após a concessão, o ordenador de despesas enviará o processo à SOF para que o Gerenciador tome ciência e possa desenvolver as rotinas próprias de seu encargo.
Art. 26. Caberá ao Gerenciador:
I - efetuar a disponibilização para o suprido do(s) cartão(ões) corporativo(s), quando for o caso;
II - informar nos autos a liberação do(s) crédito(s) a favor do suprido; e
III - enviar o processo ao suprido/portador designado, a fim de que este passe a aplicar os recursos pertinentes e a promover a instrução processual na forma desta Resolução e da Resolução nº 28, de 2020, do TCE/RN.
Seção II
Da Aplicação
Art. 27. No âmbito do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte, o prazo para aplicação de suprimento de fundos não poderá exceder o período de 60 (sessenta) dias, contados a partir da disponibilização dos recursos financeiros a serem utilizados pelo suprido, salvo nos casos de despesas a serem realizadas no interior ou fora do Estado, quando o adiantamento poderá ser utilizado por até 90 (noventa) dias.
Parágrafo único. O período de aplicação de recursos oriundos de adiantamento não poderá ultrapassar o exercício financeiro em que hajam sido concedidos, devendo sua data limite ser definida anualmente por meio de Portaria.
Art. 28. O suprimento de fundos não poderá ter aplicação diversa daquela especificada no ato de concessão, bem como exceder o valor ali fixado.
Parágrafo único. Caso seja excedido o valor fixado no ato de concessão, o suprido não terá direito a ressarcimento.
Art. 29. No valor concedido a título de suprimento de fundos encontram-se incluídos os valores referentes às obrigações tributárias, se cabíveis, não podendo, em hipótese alguma, a realização do gasto com o adiantamento ultrapassar o limite estabelecido no ato de concessão.
§ 1º Quando da realização de pagamentos relativos a prestações de serviços, o suprido deverá efetuar as retenções de impostos e contribuições porventura cabíveis, na forma da legislação pertinente, e proceder de imediato ao depósito dos valores retidos em conta bancária específica, quando de sua ocorrência, a fim de que a SOF providencie os correspondentes recolhimentos.
§ 2º O suprido deverá enviar à SOF, até o último dia útil de cada mês, nos termos dos Anexos IX e X desta Resolução, a relação das retenções eventualmente efetuadas, juntamente com os dados dos prestadores de serviços, necessários a que, no âmbito daquela unidade administrativa, se elabore as emissões dos adequados documentos de arrecadação, se proceda à efetivação dos correspondentes recolhimentos e se dê cumprimento às obrigações tributárias e acessórias do E-social.
§ 3° O envio de dados e documentos a que se refere o § 2º deste artigo deverá ocorrer por meio do e-mail suprifundos@tjrn.jus.br.
§ 4° O descumprimento pelo suprido do que se acha previsto no § 2º deste artigo, dando causa a atrasos em qualquer das providências a cargo da SOF ali elencadas, implicará na responsabilização daquele agente pelo pagamento de juros e multas indedutíveis eventualmente imputados.
§ 5° No âmbito da SOF, caberá o encaminhamento ao suprido da documentação comprobatória dos recolhimentos de impostos e contribuições porventura realizados, dentro do menor lapso possível, a fim de que a mesma possa compor os autos quando do procedimento da prestação de contas.
Art. 30. O pagamento das despesas será realizado por meio de débito automático em conta de relacionamento, mantida pelo Tribunal de Justiça do Estado do Rio Grande do Norte na instituição financeira contratada para a prestação de serviços bancários, sendo utilizado, para tanto, o referido cartão magnético na função crédito, permitidas, inclusive, operações nas modalidades de saque em espécie, de transferência entre contas bancárias e de compras via internet.
§ 1º Em caráter excepcionalíssimo ou quando inexistir estabelecimento bancário na localidade onde se situe a unidade beneficiária do adiantamento, o suprido poderá utilizar o cartão corporativo na modalidade saque, desde que haja apresentação de justificativa circunstanciada para tanto e que seja dado ciência prévia da autoridade requisitante, nos termos do Anexo VII desta Resolução.
§ 2º Diante de situação enquadrável no § 1º deste artigo, todo pagamento de despesa realizada com os recursos provenientes do saque haverá de ser comprovado nos autos do processo mediante a juntada da documentação fiscal expedida pelo respectivo fornecedor do material adquirido ou prestador do serviço contratado.
§ 3º Os saldos não utilizados referentes a saques deverão ser recolhidos no último dia do prazo de aplicação do adiantamento sob pena de, na inobservância, incorrerem os funcionários responsáveis na multa de 10% (dez por cento) sobre o saldo não recolhido ou recolhido fora do prazo, além da mora mensal de 1% (um por cento), calculada sobre o total do adiantamento e pelo prazo que exceder a data limite do recolhimento dos saldos não utilizados.
Art. 31. É vedado o acréscimo de valor do bem adquirido/contratado em função de pagamento por meio do cartão corporativo do Poder Judiciário do Estado do Rio Grande do Norte.
Seção III
Da Prestação de Contas
Art. 32. A prestação de contas do suprimento de fundos deverá ser apresentada dentro de 30 (trinta) dias contados a partir do último dia útil do término do período de aplicação, sob pena de multa de 1% (um por cento) ao mês, calculada sobre o total do adiantamento, a qual correrá até a data da entrega do processo de comprovação e da restituição do saldo, se houver, conforme caput e § 1º do art. 61 da Lei Estadual nº 4.041, de 1971.
§ 1º Os adiantamentos serão considerados em alcance se os seus responsáveis não apresentarem a comprovação até 30 (trinta) dias após a imposição da multa referida neste artigo, caso em que será promovida a cobrança.
§ 2º Caso o suprido não preste contas no prazo fixado, o ordenador de despesas deverá notificá-lo para que, no prazo de 5 (cinco) dias úteis a partir da ciência, regularize a omissão ou solicite dilação do prazo, justificadamente, sob pena de ser instaurado procedimento administrativo específico, consistente na tomada de contas especial.
§ 3º A notificação a que se refere o § 2º deste artigo deverá ser viabilizada por meio do processo administrativo eletrônico ou por outro meio capaz de assegurar o seu recebimento pelo suprido.
§ 4º O prazo máximo para apresentação da prestação de contas dos recursos oriundos de adiantamento não poderá exceder o exercício financeiro em que o suprimento de fundos haja sido concedido, devendo sua data limite ser definida anualmente por meio de Portaria.
§ 5º Caberá à SOF efetuar o controle de prazos para efeito de prestação de contas e de baixa de responsabilidade do suprido, bem como elaborar a guia de recolhimento referente à cobrança de multa e de mora, quando houver.
Art. 33. O suprido deverá instruir o processo de concessão do suprimento de fundos com toda a documentação pertinente a sua prestação de contas, a qual se constituirá, obrigatoriamente, dos seguintes elementos:
I - documentação comprobatória das autorizações para aquisição de materiais ou contratação de serviços com os recursos do suprimento de fundos que tenham sido expedidas nos termos do Anexo VI desta Resolução;
II - via de cada consulta prévia feita ao Setor de Almoxarifado e/ou a unidades competentes para acompanhamento de execução(ões) de contrato(s), nos termos do Anexo VIII desta Resolução, devidamente acompanhada do documento comprobatório da resposta concedida pela unidade consultada;
III - cópias digitalizadas das primeiras vias dos comprovantes das despesas realizadas;
IV - comprovantes de retenções e de recolhimentos de impostos e contribuições porventura realizados, na forma da legislação pertinente;
V - relação das compras/contratações efetuadas e liquidadas, conforme o Anexo XI desta Resolução;
VI - demonstrativo dos pagamentos realizados, conforme o Anexo XII desta Resolução;
VII - extrato do demonstrativo do cartão corporativo contendo a movimentação completa dos recursos atinentes ao suprimento de fundos, para cuja obtenção o suprido deverá solicitar, previamente, a chave de acesso ao autoatendimento da competente instituição financeira;
VIII - quando for o caso, vias das relações de retenções de impostos e contribuições efetuadas, conforme encaminhadas à SOF, nos moldes dos Anexos IX e X desta Resolução; e
IX - via da justificativa relativa à realização de saque de numerário em espécie para pagamento de despesas, no caso de haver sido efetuada, exarada na conformidade do Anexo VII desta Resolução.
Art. 34. Os comprovantes de despesas especificados no inciso III do art. 33 desta Resolução, só serão aceitos se expedidos dentro do prazo para aplicação definido no ato de concessão do suprimento de fundos e constituir-se-ão, conforme o caso, de:
I - se emitidos por pessoa jurídica:
a) documento fiscal de prestação de serviços; ou
b) documento fiscal de venda ao consumidor ou nota/cupom fiscal, no caso de compra de material;
II - se emitidos por pessoa física, recibo de pagamento no qual conste o nome completo, o número do CPF, do RG e do NIT, além do endereço e a assinatura do credor; e
III - declaração comprobatória de pagamento de despesas miúdas emitida pelo suprido e ratificada pela autoridade requisitante, quando da impossibilidade de obtenção de recibo, de modo a atender às disposições do art. 71 da Lei Estadual nº 4.041, de 1971.
§ 1º Os comprovantes das despesas realizadas não poderão conter rasuras, acréscimos, emendas ou entrelinhas e serão emitidos em nome do Tribunal de Justiça do Estado do Rio Grande do Norte por quem prestou o serviço ou forneceu o material, constando, necessariamente:
I - discriminação clara do serviço prestado ou material fornecido em especificidade e quantidade, não se admitindo a generalização ou abreviaturas que impossibilitem o conhecimento das despesas efetivamente realizadas; e
II - data de emissão e data de saída, quando for o caso.
§ 2º Com referência a cada comprovante de despesa realizada, seja documento fiscal, recibo ou documento equivalente, haverá de constar em local apropriado no processo administrativo:
I - atesto de que os serviços foram prestados ou de que o material foi recebido pela unidade solicitante, efetuado por servidor que não o suprido ou o ordenador de despesas, devendo nele conter a data da efetivação, assim como nome legível, matrícula, cargo ou função e assinatura do responsável pela atestação;
II - visto emitido por servidor público competente, diverso do responsável pelo recebimento do objeto adquirido/contratado, devendo nele conter a data da efetivação, assim como nome legível, matrícula, cargo ou função e assinatura do responsável, podendo ser efetuado de forma eletrônica; e
III - número da placa e quilometragem registrada no hodômetro sempre que se trate de despesa relativa a consumo de combustíveis e lubrificantes, reposição de peças e conserto de veículos.
Art. 35. Na prestação de contas, deverá ser juntado aos autos documento comprobatório da ocorrência de fato impeditivo do prosseguimento da aplicação do adiantamento por parte do servidor responsável pelo mesmo sempre que se constate qualquer das situações previstas no caput do art. 69 da Lei Estadual nº 4.041, de 1971.
Parágrafo único. Diante de ocorrência de situação da espécie, a autoridade requisitante avocará para si o dever de prestar contas do adiantamento, dentro dos prazos legais, haja vista ser co-responsável por tal comprovação e assim sujeita, ao mesmo tempo, às penalidades legalmente estabelecidas, conforme prescreve o art. 63 da Lei Estadual nº 4.041, de 1971.
Art. 36. Após a instrução do processo de suprimento de fundos com a documentação referente à prestação de contas, o suprido/portador do adiantamento deverá encaminhá-lo à SOF, a cargo do Gerenciador, ao qual competirá:
I - fazer juntada aos autos da documentação comprobatória do zeramento do saldo financeiro do cartão corporativo administrado pelo suprido/portador do adiantamento; e
II - proceder ao encaminhamento do processo à SAI.
Art. 37. Realizada a acurada análise dos autos, a SAI emitirá parecer acerca da regularidade da despesa a título de suprimento de fundos.
Parágrafo único. Nas hipóteses de se verificarem inconsistências e/ou irregularidades nas contas prestadas, a SAI poderá conceder o prazo de até 15 (quinze) dias ao suprido para proceder às regularizações cabíveis.
Seção IV
Da Baixa de Responsabilidade do Suprido
Art. 38. O suprimento de fundos concedido é considerado despesa efetiva, registrando-se a responsabilidade ao servidor suprido, cuja baixa será procedida após a aprovação das contas prestadas.
Art. 39. O ordenador de despesas deverá, no prazo de 10 (dez) dias após a manifestação da SAI, expedir decisão aprovando ou impugnando expressamente as contas prestadas pelo suprido, considerando-as:
I - regulares, quando demonstrada a correta aplicação do adiantamento por meio da exatidão da documentação apresentada, da legalidade, da legitimidade e da economicidade na gestão dos recursos pelo responsável;
II - regulares com ressalva, quando evidenciarem impropriedade ou qualquer outra falta de natureza formal de que não resulte dano ao erário; e
III - irregulares, quando comprovadas as seguintes ocorrências:
a) omissão no dever de prestar contas;
b) prática de ato ilegal, ilegítimo ou antieconômico; ou
c) desfalque ou desvio do numerário.
Art. 40. Aprovada a prestação de contas pelo ordenador de despesas, o processo será encaminhado à SOF a fim de que seja providenciado(a):
I - a baixa da responsabilidade do detentor do suprimento;
II - comunicação ao suprido acerca da baixa da sua responsabilidade, assim como de eventuais recomendações constantes da decisão do ordenador, se geradas em relação a aprovações de contas tipificadas no inciso II do art. 39 desta Resolução;
III - cientificação ao Departamento de Recursos Materiais (DRM) acerca das aquisições de materiais efetivamente realizadas;
IV - a juntada dos autos do processo relativo ao suprimento de fundos ao processo de concessão de adiantamento de numerário para o exercício; e
V - o arquivamento do processo concernente ao suprimento de fundos.
§ 1º A cientificação a que se refere o inciso III do caput deste artigo visa possibilitar a efetuação dos devidos registros no sistema de almoxarifado e/ou de patrimônio do Tribunal de Justiça do Estado do Rio Grande do Norte, bem como, quando for o caso, a inclusão de espécimes de bens adquiridos via adiantamento nos instrumentos de planejamento anual de compras públicas deste Poder Judiciário.
§ 2º A SOF divulgará no Portal da Transparência do Tribunal de Justiça do Estado do Rio Grande do Norte o registro acerca do respectivo adiantamento, com as informações do Anexo XI desta Resolução, em até 10 (dez) dias contados do recebimento dos autos.
Art. 41. Se a prestação de contas do suprimento de fundos for considerada irregular pelo ordenador de despesas, este deverá de imediato adotar as providências necessárias à instauração de procedimento administrativo específico, voltado para apuração dos fatos, identificação dos responsáveis e quantificação de eventuais danos causados ao erário, sem prejuízo da adoção de penalidades cabíveis, bem como do julgamento da regularidade das contas pelo Tribunal de Contas do Estado.
CAPÍTULO VI
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 42. Ao suprido/portador do adiantamento é reconhecida a condição de preposto da autoridade que conceder o suprimento de fundos.
Parágrafo único. O suprido não pode transferir a outrem a sua responsabilidade pela aplicação e comprovação do quantitativo recebido e deve prestar contas no prazo estabelecido no ato concessivo.
Art. 43. O fluxo processual do processo administrativo envolvendo a concessão, aplicação de recursos e prestação de contas de suprimento de fundos se desenvolverá em conformidade com o disposto no Anexo XIII-A e XIII-B desta Resolução.
Art. 44. O Manual de Orientações sobre Suprimento de Fundos se constitui como instrumento essencial de consulta sobre a matéria e será disponibilizado na página do Tribunal de Justiça do Estado do Rio Grande do Norte, na intranet, em até 90 (noventa) dias após a publicação desta Resolução.
Art. 45. Os casos omissos ou não previstos nesta Resolução serão analisados e resolvidos pela Presidência do Tribunal de Justiça do Estado do Rio Grande do Norte.
Art. 46. Fica revogada a Resolução nº 9, de 16 de março de 2023.
Art. 47. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Desembargador IBANEZ MONTEIRO
Presidente